Faili ya kibinafsi ya mfanyakazi ni habari inayoonyesha hatua zote za uhusiano kati ya mfanyakazi na shirika. Imeundwa (kudumishwa na kurasimishwa) na mwili wa wafanyikazi au afisa aliyeidhinishwa haswa. Inahitajika kuteka faili ya kibinafsi kulingana na sheria za sasa za utunzaji wa rekodi.
Muhimu
- Folda "Faili ya kibinafsi";
- Nyaraka za mfanyakazi (au nakala zao);
- Kalamu;
- Mtoboaji wa shimo.
Maagizo
Hatua ya 1
Faili ya kibinafsi imeanza baada ya kuchapishwa kwa agizo juu ya uteuzi wa mfanyakazi kwa nafasi.
Hatua ya 2
Faili ya kibinafsi ni pamoja na: hesabu ya ndani ya nyaraka; dodoso na karatasi ya kibinafsi kwenye rekodi za wafanyikazi; muhtasari;
nakala za nyaraka za elimu (na vyeti vyote vya kufuzu); vitambulisho; vyeti na hati zingine zinazothibitisha mabadiliko katika data ya kibinafsi ya mfanyakazi (nakala za cheti cha ndoa, TIN, cheti cha bima, vyeti vya kuzaliwa kwa watoto); makubaliano ya dhima; nakala za maagizo yote ya kuteuliwa, kuhamishwa, motisha, safari za biashara, likizo, nk. makubaliano ya kazi (mkataba); data ya urekebishaji; sifa.
Nyaraka hizi zote (au nakala zao) lazima ziwekwe kwenye folda moja.
Hatua ya 3
Katika hesabu ya ndani, ni muhimu kuorodhesha nyaraka zote ambazo zimewasilishwa kwenye faili ya kibinafsi. Nyaraka zimewasilishwa kwa mpangilio zinapopatikana. Katika safu ya "Kumbuka" ya hesabu ya ndani, inaonyeshwa kuwa hati zinaondolewa au asili hubadilishwa na nakala. Hesabu ya ndani imesainiwa na mfanyakazi aliyeiandika, akionyesha jina la jina, jina, jina la kibinafsi na tarehe ya kukusanywa.
Hatua ya 4
Maingizo ambayo yameingizwa kwenye faili ya kibinafsi yameandikwa na kalamu ya chemchemi au kalamu ya mpira wa rangi nyeusi, bluu au zambarau, marekebisho hayaruhusiwi.
Hatua ya 5
Laha za faili ya kibinafsi ya mfanyakazi na hesabu yake ya ndani zimehesabiwa kando.
Hatua ya 6
Wakati wa kufunga faili ya kibinafsi, unahitaji kuweka taarifa na agizo la kumfukuza mfanyakazi.
Hatua ya 7
Wanaweka faili za kibinafsi katika usalama wa shirika au biashara. Zinatolewa kwa matumizi ya kibinafsi tu kwa jamii fulani ya wafanyikazi ambao wanapata habari ya wafanyikazi.
Hatua ya 8
Faili za kibinafsi za wafanyikazi waliofukuzwa zinahamishiwa kwenye hifadhi ya kumbukumbu kwa miaka 75. Faili za kibinafsi za mameneja wa biashara huhifadhiwa kabisa.
