Faili za kibinafsi za wafanyikazi wote waliostaafu na wastaafu lazima watumwe kwa jalada la kuhifadhi (Kifungu cha 17 cha Sheria ya Shirikisho namba 125-F3). Mfanyakazi wa idara ya wafanyikazi analazimika kuandaa folda zilizo na nyaraka na kuzihamisha kwa mfanyakazi aliyeidhinishwa wa jalada kutoka mkono hadi mkono.
Muhimu
- - folda;
- - binder;
- - penseli;
- - hesabu;
- - hesabu ya uhamisho.
Maagizo
Hatua ya 1
Kabla ya kuwasilisha faili za kibinafsi kwenye jalada, andaa kwa uangalifu hati zote zilizopo ambazo zilibaki katika idara ya wafanyikazi baada ya kufukuzwa kwa wafanyikazi. Sheria inaweka muda uliowekwa ambao ni muhimu kuwa na wakati wa kuhamisha faili za kibinafsi za wafanyikazi kwa uhifadhi wa kumbukumbu. Haipaswi kuzidi miezi 12 baada ya kufutwa kazi.
Hatua ya 2
Panga kila faili ya kibinafsi kwa mpangilio uliobadilika. Ikiwa wakati wa ajira ukurasa wa kwanza ulikuwa maombi yaliyoandikwa na mfanyakazi kwa kazi, katika nyaraka za kumbukumbu nyaraka ya kwanza itakuwa barua ya kujiuzulu.
Hatua ya 3
Karatasi zote zimekunjwa kwa mpangilio sahihi, faili na binder, nambari kwa mpangilio. Fanya hesabu kwenye karatasi tofauti. Ingiza kurasa zote zilizofungwa za faili yako ya kibinafsi chini ya nambari ya serial.
Hatua ya 4
Ambatisha hesabu juu ya kurasa zote. Ikiwa unajaza faili ya kibinafsi kwa kila mfanyakazi kando, iweke kwenye folda ya kadibodi, kwa herufi kubwa kubwa andika barua ya kwanza ya jina la mwisho la mfanyakazi na mwaka wa kufukuzwa.
Hatua ya 5
Wakati wa kuhamisha kesi kwenye jalada, inaruhusiwa kuweka kesi kadhaa za wafanyikazi wastaafu kwenye folda moja, lakini idadi ya karatasi ndani yake haipaswi kuzidi 250. Katika folda moja, weka kesi za wafanyikazi wastaafu kwa mwaka mmoja, ambao majina yao yanaanza na barua hiyo hiyo. Usajili kama huo wa faili za kibinafsi hutumiwa mara nyingi katika biashara kubwa, ambapo mtiririko mkubwa wa wafanyikazi hupita wakati wa mwaka mmoja.
Hatua ya 6
Kwa kesi zote zilizoandaliwa, chora karatasi ya kuhamisha, ambayo ina fomu ya umoja. Katika safu No 1, andika nambari ya mfululizo ya kila kesi, kwenye safu No 2 - faharisi ya kila kesi kulingana na jina la majina, Nambari 3 - jina la vichwa vya kesi, Nambari 4 - tarehe, Nambari 5 - idadi ya karatasi zilizohamishwa kwa kila kesi kando, Nambari 6 - vipindi vya kuhifadhi, # 7 - nyongeza au noti zilizopo.
