Kazi ya ofisi ni sehemu muhimu ya shughuli za biashara yoyote, ambayo hukuruhusu kuweka kumbukumbu za hati zote za kiutawala na biashara. Mfanyakazi au kitengo chote, ambacho kazi zake ni pamoja na kazi ya ofisi, zipo katika kila biashara, bila kujali umiliki wake. Kazi ya ofisi iliyotolewa kwa ustahiki ni dhamana ya kazi iliyoratibiwa vizuri ya biashara nzima na majibu yake ya haraka kwa mabadiliko katika hali ya biashara na soko.
Kazi ya ofisini ni ya nini?
Hivi karibuni au baadaye, baada ya kuanza kwa shughuli, biashara yoyote inakabiliwa na hitaji la kuandaa kazi na nyaraka, ambazo ni zana ya msingi ya usimamizi, kwani ni kwa msaada wao uhamishaji wa miongozo unafanywa, na maamuzi ya usimamizi yanawasiliana kwa mtendaji maalum. Mfumo wa kazi ya ofisi katika biashara hiyo imeundwa ili kuhakikisha usanifishaji na usawa wa nyaraka, kuandaa uhasibu na uhifadhi wake ili kuwezesha kazi na hati za biashara. Kazi za mfumo wa kazi ya ofisi ni pamoja na:
- shirika linalofaa la mtiririko wa kazi, kuhakikisha uhamishaji wa nyaraka haraka kwenye njia fupi na matumizi ya wakati mdogo, hukuruhusu kudhibiti upitishaji wa hati yoyote na utekelezaji wake kwa wakati unaofaa;
- mfumo wa kiotomatiki wa usajili na uhasibu wa nyaraka zote zinazoingia, zinazotoka na za ndani;
- kuhifadhi nyaraka, ambazo zinawaruhusu kupangwa kulingana na vigezo rasmi na kuziunda katika kesi;
- uundaji wa nomenclature ya kesi - mfumo wa nambari kulingana na orodha ya vichwa vya kesi, kuwezesha utaftaji wao na kuamua vipindi vya uhifadhi wa kumbukumbu zilizoanzishwa na sheria au sheria za tasnia.
Ikiwa kazi hizi zote za kazi na mtiririko wa hati kwenye biashara zinatekelezwa, tunaweza kusema kwamba mfumo wa kazi wa ofisi umesuluhishwa na inafanya kazi inavyotakiwa.
Vipengele vya shirika na sheria
Hati yoyote iliyo na maelezo ya biashara inachukuliwa kama karatasi ya biashara na, kwa hivyo, matokeo ya kisheria yameamuliwa kwa hiyo, i.e. hati hii tayari inaweza kuwasilishwa kortini wakati wa kusuluhisha mizozo na utata uliotokea. Kwa hivyo, mwenendo wa kazi ya ofisi inapaswa kufanywa kwa msingi wa nyaraka za udhibiti - maagizo yaliyotengenezwa haswa, yaliyothibitishwa na huduma ya kisheria na kupitishwa na mkuu wa biashara. Maagizo haya sio mwongozo tu, lakini pia hati ambayo ni ya lazima kwa utekelezaji, kwa hivyo watu wote wenye nia lazima waijue bila saini.
Aina za hati, kulingana na ambayo biashara hufanya shughuli zake, lazima iwe sanifu. Utungaji wa maelezo ambayo lazima ionyeshwe kwenye fomu imedhamiriwa kulingana na GOST R 6.30-2003 "Mifumo ya nyaraka za umoja. Mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na kiutawala. Mahitaji ya makaratasi ". Kiwango hicho pia kinaanzisha mahitaji ya muundo wa nyaraka za biashara na kiutawala.
