Mkutano wa timu unaweza kuwa njia bora ya kuchambua hali anuwai za kazi, pamoja na hali ya mizozo. Inajadili hadharani maswala yenye utata na hufanya maamuzi ambayo ni ya lazima kwa kila mfanyakazi. Mkutano wa pamoja unapaswa kutanguliwa na kazi nyingi za maandalizi.
Maagizo
Hatua ya 1
Tunga mada kuu ya mkutano. Kama sheria, mkutano wa pamoja unafanywa juu ya suala moja la mada. Hii inaweza kuwa, kwa mfano, uchambuzi wa kazi ya shirika kwa mwaka au mabadiliko ya masaa ya kazi yaliyopunguzwa.
Hatua ya 2
Fikiria juu ya ajenda yako. Hoja zake zitakuwa maswala maalum ambayo yanahitaji kujadiliwa. Inapaswa kuwa na angalau mbili na sio zaidi ya tano. Weka maswali kwa mpangilio wa kupungua kwa umuhimu. Ikiwa mada ya mkutano ni pana, weka "anuwai" kama kitu cha mwisho kwenye ajenda. Hapa unaweza kupotoka kidogo kutoka kwa mada kuu na kujadili shida ndogo ambazo zinahangaisha timu kwa sasa.
Hatua ya 3
Andaa spika. Mfanyakazi mwenye uwezo, ambaye maoni yake anachukuliwa kuwa ya mamlaka katika timu, anapaswa kuzungumza juu ya kila kitu kwenye ajenda ya mkutano. Mwonye kuhusu ripoti inayokuja wiki 1-2 mapema ili mtu huyo aweze kufikiria ujumbe wake kwa utulivu. Siku 2-3 kabla ya mkutano, zungumza na kila spika, hakikisha kwamba maandishi ya hotuba yake iko tayari na inalingana na mada iliyotajwa.
Hatua ya 4
Andaa chumba cha mkutano. Ni vizuri ikiwa shirika lako lina ukumbi wa mkutano au chumba kingine cha mkutano. Vinginevyo, tumia chumba kikubwa iwezekanavyo. Siku ya mkutano, kutahitajika viti vya kutosha vilivyowekwa na projekta, kompyuta, na kipaza sauti imeunganishwa na kusanidiwa, ikiwa ipo. Unaweza pia kupanga mapema kwa kila mkutano washiriki folda maalum zilizo na nyaraka zinazojadiliwa.
Hatua ya 5
Arifu wafanyikazi wote juu ya tarehe, wakati na eneo la mkutano. Tumia moja ya njia za jadi: chapisha habari kwenye ubao wa matangazo, tuma barua pepe, piga wakuu wa mgawanyiko wa muundo, zungumza kibinafsi na kila mfanyakazi. Chaguo lako litategemea mila ya kampuni na idadi ya wafanyikazi.
Hatua ya 6
Sajili waliohudhuria kabla ya kuanza mkutano. Baadaye utaambatanisha orodha hii na itifaki. Hakikisha kuanza mkutano wakati ambao ulipangwa na kutangazwa kwa wafanyikazi. Usisubiri kuchelewa, onyesha umuhimu na uzito wa hafla hiyo.
Hatua ya 7
Tangaza mada kuu ya mkutano na maswala ambayo yatashughulikiwa hapo. Uliza timu ichague mwenyekiti na katibu wa mkutano. Kama sheria, mkuu wa shirika au naibu wake huchaguliwa kama mwenyekiti, na karani au meneja wa ofisi kama katibu. Mwenyekiti atafanya mkutano, kudumisha utulivu na kufuata sheria. Wajibu wa katibu ni pamoja na kuweka itifaki ya kina: kurekodi hotuba za wasemaji, maswali kwao, majadiliano na mapendekezo.
Hatua ya 8
Shikamana na mpangilio wa muda wa kuzungumza, vinginevyo mkutano wako una hatari ya kuburuta hadi usiku wa manane na kamwe usifanye maamuzi yoyote. Kama sheria, spika kuu zina dakika 15-20, lakini sio zaidi ya 30. Wasemaji-washirika juu ya maswala ya sekondari wanapaswa kuwa ndani ya dakika 10-15. Hotuba ya mshiriki kutoka kwa hadhira imepunguzwa kwa dakika 2-3. Unaweza kujibu swali si zaidi ya dakika 5. Ikiwa wakati umepitishwa, kumbushwa kabisa sheria.
Hatua ya 9
Baada ya ajenda ya mkutano kumaliza na kila mtu ametoa hotuba, muhtasari wa mkutano huo. Ikiwa maamuzi muhimu yamefanywa, rasimu yao inapaswa kusomwa kwa sauti kwa kila mtu aliyepo.
Hatua ya 10
Ndani ya siku mbili baada ya mkutano, lazima uandae toleo la mwisho la dakika na maamuzi yaliyochukuliwa. Dakika lazima zikubaliane na kutiwa saini na mwenyekiti wa mkutano. Kuleta maamuzi na tarehe za mwisho za utekelezaji wao kwa wafanyikazi wote ambao wanapaswa kutekeleza.
