Wakati wa kuwasiliana na mamlaka na taasisi, mtu anahitajika kudhibitisha ajira yake, haswa nakala ya kitabu cha kazi, ambacho kinapaswa kuthibitishwa ipasavyo. Inahitajika wakati wa kuomba mkopo, kupokea ruzuku kwa bili za matumizi, kuwasilisha nyaraka kwa baraza la uangalizi kwa kupitishwa kwa mtoto. Ili kuhakikisha kuwa hati hiyo itakubaliwa, ni muhimu kuthibitisha kisheria nakala ya kitabu cha rekodi ya kazi kwa usahihi.
Mtu ambaye ana haki ya kuthibitisha nakala ya kitabu cha kazi
Kulingana na sheria zilizowekwa za sheria, nakala ya hati ya kazi imethibitishwa na mtu anayehusika na nyaraka za wafanyikazi. Katika kampuni kubwa, hii ni idara ya HR au huduma ya HR. Katika biashara ndogo ndogo ambazo hazina wafanyikazi kwenye wafanyikazi wao, kazi zao zinafanywa na mhasibu. Mkurugenzi wa kampuni pia anaweza kudhibitisha nakala ya kitabu cha kazi.
Jinsi ya kuthibitisha vizuri nakala ya kitabu cha rekodi ya kazi
Inachukua hadi siku 3 kutoa nakala ya kitabu cha kazi na kumpa mfanyakazi. Ikiwa unahitaji habari kamili juu ya urefu wa huduma na mahali pa kazi ya mfanyakazi, basi inashauriwa kuthibitisha nakala ya kitabu cha rekodi ya kazi kama ifuatavyo:
- tengeneza nakala za karatasi zote za kazi, ambazo kuna rekodi, kuanzia na ukurasa wa kichwa unaoonyesha data ya kibinafsi na kuishia na karatasi iliyo na habari juu ya mahali pa mwisho pa kazi;
- kwenye karatasi zote, isipokuwa ile ya mwisho, mfanyikazi au meneja anaandika "nakala ni sahihi", anaweka tarehe na muhuri wa sasa, inaonyesha msimamo na ishara, muhuri na maandishi yanapaswa kuwa sehemu kwenye nakala ya moja kwa moja ya hati, na sehemu kwenye sehemu tupu ya karatasi;
- nakala ya ukurasa wa mwisho wa kitabu cha kazi imechorwa kwa njia ile ile, tu kifungu "Kinachofanya kazi sasa" kimeongezwa.
Ikiwa ni muhimu kutoa habari inayochagua kuhusu mahali maalum pa kazi, basi mwajiri hutoa dondoo kutoka kwa ajira, ambayo pia ni hati ya kisheria. Kwa hili, nakala ya ukurasa wa kichwa na kurasa zilizo na viingilio muhimu zinafanywa, ambazo zimethibitishwa kwa njia sawa na kitabu cha kazi.
Rekodi zozote za ukuu au mahali pa kazi hazihitajiki, lazima zidhibitishwe na mwajiri au mwakilishi wake, ambaye kwa sasa ameajiri mfanyakazi na ana kitabu cha kazi.
Kuthibitisha nakala ya hati ya ajira, na hati hii ilikuwa ya kisheria, ni muhimu kuweka kila kuenea kwa kitabu kwenye karatasi katika muundo wa A4.
Nakala ya kitabu cha kazi: kipindi cha uhalali
Nakala ya kitabu cha kazi ni halali kwa mwezi mmoja baada ya kutolewa kwake, mradi hakuna hati mpya zilizowekwa kwenye hati. Ikiwa mfanyakazi ameacha au kubadilisha taaluma yake, basi nakala ya leseni ya kazi inakuwa batili.
Unaweza kuthibitisha nakala ya rekodi yako ya ajira katika ofisi ya mthibitishaji. Halafu itakuwa na kipindi cha uhalali bila vizuizi, lakini kabla ya kuingiza data mpya kwenye hati.
