Kampuni zingine zina nyaraka kwa miongo kadhaa. Ili kuzuia karatasi muhimu kutoka kwa kukunja au kupotea, zinahitaji kuwekwa kwenye folda zilizotengenezwa kwa kadibodi ngumu au plastiki. Mpe kila mkataba nambari tofauti ya kitambulisho.
Maagizo
Hatua ya 1
Ili iwe rahisi kupata mkataba unaohitajika, weka kitabu cha kumbukumbu. Toa hati hiyo nambari na uiandike kwenye jarida hili. Mbali na nambari, ingiza tarehe ya mkataba. Ingizo kwenye jarida linapaswa kuonekana kama hii: 1. Mkataba Na. 123TP wa tarehe 22.02.2011. Katika maelezo, unaweza kuonyesha kiini cha mkataba, wakati inahitajika na mtindo wa ushirika wa nyaraka.
Hatua ya 2
Ikiwa kuna vyombo kadhaa vya kisheria katika kampuni hiyo, tengeneza kitabu tofauti cha mikataba kwa kila moja. Tumia alama za kawaida katika notation yako. Kwa mfano, andika kandarasi za Masha na Bears OJSC kama 123MM. Na weka alama ya dhamana kutoka ZAO "Nguruwe Watatu Wadogo" na 123TP. Hawawajui idadi ili kuepuka kuchanganyikiwa.
Hatua ya 3
Wakati makubaliano yamepitisha idhini zote, zilizotiwa saini na wakurugenzi wa jumla wa pande zote mbili, mihuri imewekwa, inaweza kuwekwa kwenye folda. Chagua folda zilizo na kifuniko ngumu - watahakikisha usalama wa hati. Kila taasisi ya kisheria inahitaji folda yake mwenyewe.
Hatua ya 4
Kabla ya shuka. Chukua ngumi ya shimo na piga mashimo mapya. Weka hati kwenye folda na uihifadhi na antena maalum. Tenga kandarasi moja kutoka kwa nyingine na karatasi tupu ya A4.
Hatua ya 5
Unaweza pia kuweka mikataba kwa njia nyingine. Hii itahitaji faili za uwazi. Weka kila hati katika faili tofauti na ibandike kwenye folda.
Hatua ya 6
Usihifadhi mikataba mingi kwenye folda moja - inaweza kupata makunyanzi. Folda inapaswa kuwa rahisi kufunga, karatasi za kibinafsi hazipaswi kushikamana.
Hatua ya 7
Kwa uhifadhi wa folda zilizo na mikataba, uwe na rafu tofauti kwenye kabati. Kwenye folda, andika mwaka na taasisi ya kisheria ambayo inamiliki nyaraka. Hii itakuruhusu kupata haraka karatasi zinazofaa ikiwa inahitajika.
Hatua ya 8
Hakuna haja ya kuweka folda zilizo na mikataba kutoka miaka mitatu iliyopita wakati wote. Panga kwenye sanduku za kadibodi, ukitia saini mwaka na taasisi ya kisheria ambayo hati hizo zimetolewa. Tuma masanduku kwenye ghala. Chagua mahali pakavu pa kuhifadhi. Unyevu ni hatari kwa karatasi.
