Wakati mwingine inahitajika kuandaa dakika za mkutano - wa wanahisa, wanachama wa TSK, shirika la umma au mkutano mwingine wowote wa raia. Inaweza kuhusisha maswala anuwai yanayohusiana na shughuli za taasisi ya kisheria au ushirika wa umma. Mara nyingi hugusa maswala muhimu na inathibitisha uhalali wa maamuzi yaliyotolewa hapo. Dakika za mkutano huo ni hati ya kisheria, ndiyo sababu ni muhimu sana kwamba imetengenezwa kwa usahihi na kutekelezwa vizuri.
Maagizo
Hatua ya 1
Chukua karatasi ya kawaida ya A4, kichwa chake na katika sehemu ya utangulizi onyesha ni nini itifaki hii imeundwa, ni kwa tukio gani wananchi au wanahisa wamekusanyika, onyesha tarehe ya mkutano na anwani ambapo ulifanyika.
Hatua ya 2
Onyesha idadi ya wale waliopo sio yeye, weka alama ikiwa data imepewa kulingana na orodha.
Hatua ya 3
Mkutano unaweza kufanywa kwa utaratibu wa kuhojiwa kwa awali au kwa kibinafsi, wakati mwingine fomu ya pamoja hutumiwa, kwa hivyo hii inapaswa pia kuonyeshwa katika dakika.
Hatua ya 4
Tafakari katika dakika jina la jina, jina na jina la mwenyekiti aliyechaguliwa na katibu wa mkutano. Kama sheria, ikiwa huu ni mkutano wa wanachama wa chama cha ushirika au nyumba, basi wenyeviti wa vyama hawa hawawezi kutenda kama mwenyekiti wa mkutano.
Hatua ya 5
Orodhesha ajenda yako ukianza na suala kubwa zaidi. Rekodi za hotuba na mijadala juu ya suala hili huanza na kila moja ya nukta zake. Chagua sehemu kuu ya ripoti na maoni, uwape kwa njia fupi, ukiondoa tafsiri tofauti. Ikiwa ni lazima, nakala ya ripoti hiyo, ambayo ilitolewa kwa suala fulani kwenye ajenda ya mkutano, inaweza kushikamana na dakika. Maoni na hotuba zote za washiriki katika mjadala zinapaswa kutolewa na majina
Hatua ya 6
Andika uamuzi uliochukuliwa juu ya suala hilo na uonyeshe takwimu za upigaji kura kwa kila suala: idadi ya wale waliozungumza, dhidi, na waliozuia.
Hatua ya 7
Tafakari katika dakika kwamba baada ya majadiliano ya ajenda kukamilika, mkutano ulitangazwa kufungwa.
Hatua ya 8
Saini dakika hizo na mwenyekiti na katibu wa mkutano na uweke faili ya kudumu kwenye kumbukumbu za shirika lako.
