Matokeo ya mikutano yanahitaji kurekodi nyaraka kwa njia ya dakika. Wakati wa kuandaa waraka huu, ni muhimu kutafakari hoja kuu ya majadiliano, ikiwasilisha majadiliano yote kwa ufupi iwezekanavyo.
Dakika zimechorwa baada ya mkutano na katibu wa mkutano, ambaye ni lazima aandike maelezo wakati wa majadiliano, au kuweka rekodi ya udikteta. Chaguo la pili ni bora zaidi kwa kutatua migogoro inayowezekana.
Kwa kuibua, hati hiyo ina sehemu zifuatazo:
- Habari za jumla;
- ajenda ya mkutano;
- majadiliano na maamuzi yaliyotolewa.
Habari za jumla
Kizuizi hiki cha habari ni pamoja na kichwa, eneo (jiji, tarehe, wakati wa mkutano), orodha ya watu waliopo. Kichwa cha mkutano ndicho kichwa. Kwa mfano, mkutano wa kikundi kinachofanya kazi juu ya maswala ya wafanyikazi. Kizuizi cha tarehe na wakati kinaonyesha habari juu ya mkutano uliofanyika moja kwa moja, na sio juu ya tarehe ya kusaini itifaki.
Ikiwa mkutano unafanywa na muundo wa kudumu (tume, kikundi kinachofanya kazi, n.k.), basi habari ya jumla inaonyesha jina kamili la mwenyekiti wa kudumu na katibu wa mkutano.
Wakati wa kuandaa orodha ya waliopo, majina ya nafasi na mahali pa kazi ya walioalikwa inapaswa kuonyeshwa. Kizuizi hiki cha habari huanza na neno "Sasa." Endapo mkutano utatoa kura, basi wale waliopo kwenye dakika wamegawanywa katika vikundi viwili - na haki ya kupiga kura na bila haki ya kushiriki katika kura hiyo.
Ajenda ya mkutano
Ajenda ya mkutano imeundwa kabla ya mkutano. Walakini, kuna tofauti, kwa mfano - kwa mikutano ya haraka. Kizuizi hiki huorodhesha maswala ya mkutano bila kutaja spika na muda wa ripoti. Hata mkutano utakapoitiwa kujadili suala moja, haujajumuishwa kwenye kichwa cha waraka, lakini umeundwa kwa njia ya ajenda.
Kulingana na kikomo cha wakati wa hotuba, ajenda iliyowasilishwa inaweza kupitishwa kiatomati au kupigiwa kura na mwenyekiti. Katika kesi hii, majadiliano huanza na swali la kuidhinisha ajenda ya mkutano. Ikiwa hakuna pingamizi, basi kwa dakika uamuzi kama huo umerasimishwa kama ifuatavyo: "Suala la kukubali ajenda limepigwa kura." Yafuatayo ni matokeo ya upigaji kura kwa fomu: "Iliyopigiwa kura: kwa - (idadi ya kura), dhidi ya - hapana, kuacha - hapana."
Majadiliano na kufanya maamuzi
Kizuizi kikubwa cha maswali kimetengwa kwa kuonyesha mwendo wa majadiliano. Kila toleo kwenye ajenda huwekwa kwenye kitalu tofauti, kuanzia na maneno kutoka kwa ajenda. Hii inafuatwa na mwendo wa ripoti hiyo, ambayo imetengenezwa kwa fomu ifuatayo: "Amesikilizwa: (jina kamili la spika)". Waandishi wenye ujuzi wanapendekeza sio kuandika hotuba, lakini kuacha maana ya jumla, ambayo inaweza kuonyeshwa kwa sentensi kadhaa. Ikiwa ni muhimu kuhifadhi maana ya ripoti nyingi, basi unaweza kutaja nadharia za hotuba au vifungu kutoka kwa uwasilishaji kwenye kiambatisho cha itifaki, ukifanya marejeo yake katika maandishi ya waraka.
Vile vile hutumika kwa kutafakari mwendo wa majadiliano. Ikiwa wasemaji kadhaa wanazingatia maoni sawa, basi hotuba zao zinaweza kurasimishwa kwa fomu ifuatayo: "Spika (majina kamili ya wasemaji) ambao waliunga mkono maoni ya mzungumzaji"
Kama matokeo ya kila swali, suluhisho lazima liandaliwe. Inapaswa kutayarishwa mapema katika maamuzi ya rasimu au iliyoundwa na washiriki wa mkutano wenyewe wakati wa majadiliano. Maamuzi hufanywa kwa njia ya uundaji maalum, ambao lazima uwasilishwe bila usawa na kwa usahihi. Maamuzi juu ya hotuba za habari tu zinaweza kuzingatiwa na washiriki katika mkutano.
Ikiwa mkutano unatoa kura, dakika baada ya kila toleo inapaswa kuwa na matokeo yake: "Uamuzi ulichukuliwa kwa umoja", "Uamuzi ulichukuliwa na kura nyingi", "Uamuzi haukufanywa." Vidokezo vivyo hivyo vinapaswa kufanywa katika kesi ambazo maswala yanaondolewa kwenye majadiliano, yameahirishwa kwa mkutano mwingine au hayazingatiwi kwa sababu ya kukosekana kwa spika.
Mwisho, dakika hizo zimesainiwa na afisa msimamizi na katibu na, ikiwa ni lazima, kuthibitishwa na muhuri wa shirika lililoitisha mkutano huo.
