Maandalizi ya ripoti za umma zisizo za kifedha ni mwenendo mpya katika biashara ya Kirusi inayolenga kijamii. Ripoti ya umma ya kampuni hiyo haihusiani kabisa na mfumo wa kuripoti wa ndani na kimsingi ni tofauti na uchambuzi wa uhasibu, kwa hivyo mchakato wa kuandaa waraka una sifa zake muhimu.
Uwazi wa habari za biashara
Ripoti za umma zilikuja kwa biashara ya ndani kutoka Magharibi, ambapo kwa miongo kadhaa zilitumika kama njia ya kuunda uwazi wa habari katika shughuli za mashirika. Nchini Merika na Ulaya, kama sheria, kampuni zote kubwa huchapisha ripoti za maendeleo endelevu kila mwaka, ambazo hutoa habari juu ya sehemu ya kijamii ya kazi yao na hatua za kulinda mazingira.
Mara nyingi, ripoti kama hizo huandaliwa na mashirika yasiyo ya madini, viwanda na biashara kutoka kwa sehemu kubwa ya soko. Katika hati, wao, pamoja na ujazo wa uzalishaji wa kila mwaka, angalia ni faida gani ambazo wameleta kwa jamii. Kwa hivyo, ripoti za umma zinajumuisha matokeo ya shughuli za misaada ya shirika, kufuata sheria za mazingira, kushiriki katika maendeleo ya asasi za kiraia, na msaada kwa mipango ya kijamii.
Mwelekeo wa miaka ya hivi karibuni unaonyesha kuongezeka kwa riba kutoka kwa wafanyabiashara wa kati na hata wadogo katika kuandaa ripoti za umma, ambayo inaonyesha faida ya utaratibu huu wa kufikia malengo ya ushirika. Washiriki wa soko dogo wamekuza uelewa kuwa habari juu ya udhamini wa vilabu vya michezo na ufadhili wa shule ya sanaa, hata kwa gharama ndogo za kifedha, lazima iwe wazi kwa umma.
Viongezeo kuu vya ripoti za umma ni:
- anuwai ya umma - watumiaji wa huduma na bidhaa, idadi ya watu wa mkoa ambao kampuni inafanya kazi;
- washirika wa biashara - waanzilishi wa kampuni, wajumbe wa bodi, wawakilishi wa huduma kwa wateja, makandarasi, na hata mashirika yanayoshindana;
- vyombo vya habari;
- wafanyakazi wa kampuni.
Ripoti ya umma ni hati iliyobadilishwa kwa wadau mbali mbali, ambayo inaathiri mtindo wa uandishi, muundo wa picha na uchaguzi wa habari kwa uwasilishaji.
Uchaguzi wa habari
Ukusanyaji wa habari kwa taarifa ya umma unaendelea. Chaguo bora ni kutenga kitengo tofauti cha wafanyikazi kutekeleza kazi hii. Wajibu wa mfanyakazi, katika kesi hii, inapaswa kujumuisha mkusanyiko wa habari kutoka kwa mgawanyiko wote wa biashara kulingana na vigezo vilivyothibitishwa.
Vizuizi hivyo vya habari vinapaswa kujumuisha habari zote juu ya utekelezaji wa miradi ya kijamii, ambayo ni: mikutano na maafisa wa serikali, watumiaji, kazi ya rufaa za raia, hafla za hisani, nk.
Kama inavyoonekana mara nyingi katika vifaa vya kiutaratibu vya kuandaa ripoti, mchakato wa kukusanya habari yenyewe unasukuma kampuni kwa hitaji la kuongeza msaada, kutoa miradi mpya ya kijamii, kutangaza misaada, n.k.
Biashara kubwa, kama sheria, haziunda "mapishi" yao ya kuandaa ripoti za umma, lakini tumia GOST ISO 26000 "Miongozo ya uwajibikaji wa kijamii", ambayo huweka malengo yote ya msingi ya kuunda hati za umma.
Uwasilishaji wa habari
Kigezo muhimu cha ripoti ya hali ya juu ya umma ni upatikanaji wa mtazamo kwa watu anuwai. Nyaraka kama hizo zinapaswa kueleweka kwa karibu mtu yeyote anayevutiwa, hutumika kama chanzo cha kuaminika cha habari na hazihitaji maombi ya ziada kwa kampuni kwa ufafanuzi.
Mara nyingi, ripoti za umma zina idadi kubwa ya grafu, chati na meza, ambayo inarahisisha uwasilishaji wa habari. Picha pia ni sehemu muhimu ya ripoti bora ya umma.
Mazoezi yanaonyesha kuwa mpangilio wa ripoti ya umma inapaswa kuzingatia brosha badala ya uwasilishaji wa maandishi. Mara nyingi, ripoti ya umma ina muundo mlalo.
Muundo wa waraka huo ni pamoja na ukurasa wa kichwa, yaliyomo, utangulizi, ambayo inaweza kubadilishwa na hotuba ya kukaribishwa na mkuu wa shirika, sehemu kuu, hitimisho na kamusi ya istilahi. Fahirisi ya alfabeti pia itafanya iwe rahisi kusafiri hati, lakini kwa sababu ya urefu inaweza kuachwa.
Usambazaji wa ripoti ya umma
Ripoti ya umma iliyochapishwa imekusudiwa kutumwa kwa wahusika wakuu - waanzilishi, na pia washirika wa biashara. Kwa fomu ya elektroniki, ripoti ya umma imewekwa kwenye wavuti rasmi na kutumwa kwa wawakilishi wa media.
Kuwajulisha wafanyikazi wa shirika, toleo la elektroniki la ripoti ya umma linatumwa kwa mgawanyiko wa shirika.
