Barua ya huduma ni njia ya kawaida ya kuwajulisha watu wengine kupitia barua. Inatumika wakati inahitajika kuwa na uthibitisho ulioandikwa wa uhamishaji wa habari muhimu kwa mwenzi au wakati haiwezekani kutumia aina zingine za mawasiliano. Hati hii ina aina nyingi, lakini kuna sheria za jumla ambazo zinapaswa kuzingatiwa wakati wa kuandaa barua kama hiyo.
Muhimu
Barua ya barua
Maagizo
Hatua ya 1
Ili kuanza, pata barua ya barua ya shirika lako iliyoundwa mahsusi kwa barua hizi. Tofauti yake kuu kutoka kwa barua ya kawaida ni uwepo wa maelezo ya posta pamoja na maelezo ya benki. Ikiwa hii sio kesi katika biashara yako, andaa toleo lako mwenyewe. Weka nembo hapa na uonyeshe jina la shirika, maelezo ya benki, anwani ya posta, simu, faksi na barua pepe kwa mawasiliano.
Hatua ya 2
Kwenye kona ya juu kulia, onyesha mtazamaji wa barua (jina la kampuni, anwani ya posta, msimamo, jina kamili la kichwa). Ikiwa barua hiyo imeelekezwa kwa mashirika kadhaa, anwani zao zimewekwa moja baada ya nyingine, lakini sio zaidi ya nne mfululizo na bila kutaja viongozi. Sasa nenda moja kwa moja kwa maandishi ya barua hiyo, kwani hati hii haiandiki jina lake (tofauti na vitendo, memos, n.k.). Badala yake, unaweza kuonyesha kwa kifupi mada ya barua, kiini cha rufaa yako - "juu ya malipo ya kuchelewa", "juu ya kubadilisha sheria", nk.
Hatua ya 3
Nakala ya barua inapaswa kuwa katika mtindo wa biashara. Sema kiini kwa ufupi na kwa usahihi iwezekanavyo ili kuepuka kuchanganyikiwa wakati wa kuwasilisha habari muhimu. Barua moja inapaswa kushughulikia suala moja. Usijaribu kutatua shida zote kati yako na mwenzi wako kwa barua moja. Kila mmoja anapaswa kuzingatiwa kando, kwani kunaweza kuwa na wasanii tofauti na, kwa kuongezea, hii inaweza kuwa muhimu wakati wa mizozo inayohitaji uamuzi kortini. Ipasavyo, ni bora sio kuonyesha kiwango cha barua zaidi ya ukurasa mmoja.
Hatua ya 4
Mwishowe, orodhesha nyaraka zozote za ziada katika sehemu ya Viambatisho. Acha nafasi ya saini ya meneja na utambulishe saini yake kwenye mabano (jina la kwanza, wahusika) Hakikisha kuonyesha jina kamili la mwigizaji na nambari ya simu ya ofisi kwa mawasiliano. Saini hati ya asili na msimamizi wako na sajili barua hiyo kwa katibu wa shirika lako kama hati inayotoka.
