Kitabu cha kazi ndio hati pekee ambayo inarekodi habari juu ya uzoefu wa kazi na shughuli za kazi za mfanyakazi. Kwa hivyo, ikiwa upotezaji au upotezaji wa kitabu cha kazi, hatua kadhaa lazima zichukuliwe kuirejesha.
Mtu ambaye amepoteza kitabu cha kazi ana chaguzi mbili za kupata mpya. Chaguo la kwanza ni kuwasiliana na mwajiri wa zamani na ombi la kumpa nakala nyingine badala ya ile iliyopotea. Kulingana na kifungu cha 31 cha "Kanuni za kudumisha na kuhifadhi vitabu vya kazi, kutengeneza fomu za vitabu vya kazi na kuwapa waajiri nazo", ambazo zilipitishwa na amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi la 2003-16-04, mwajiri analazimika kutoa hati kwa mfanyakazi wa zamani ndani ya siku 15 tangu tarehe ya kufungua maombi. Mwajiri huingiza nakala katika nakala ya jumla, bila kutaja ni wapi, na mwajiri gani, katika kipindi gani cha muda na katika nafasi gani mmiliki wa kitabu cha kazi alifanya kazi. Ikiwa mwajiri wa zamani yuko mbali sana na mwajiriwa, itakuwa rahisi kuomba daftari ya kitabu cha kazi wakati unapoomba mahali pya pa kazi. Katika kesi hii, wakati wa kuandaa hati katika idara ya wafanyikazi, itakuwa muhimu kuwasilisha vyeti kutoka kwa kazi za zamani, ikithibitisha urefu wa huduma. Uthibitisho pia utakuwa mikataba ya ajira, dondoo kutoka kwa maagizo ya kuteuliwa kwenda kazini, akaunti za kibinafsi, vitabu vya hundi, mishahara na vyeti vingine vya shughuli za kazi. Habari juu ya uzoefu wa kazi katika biashara ambayo imefutwa inaombwa kwenye kumbukumbu. Kama haiwezekani kupata hati zinazothibitisha uzoefu wa kazi, mtu ana haki ya kuomba habari muhimu kwa idara ya Mfuko wa Pensheni wa Shirikisho la Urusi., ambapo habari juu ya uhasibu wa mtu binafsi (iliyoorodheshwa) ina data juu ya wapi, lini na kwa muda gani raia alifanya kazi. Wakati wa kukusanya ushahidi kwamba mfanyakazi aliajiriwa katika biashara fulani, ushuhuda wa wenzake kazini au wasimamizi wa moja kwa moja pia huzingatiwa. Hii inaathiri haswa uamuzi mzuri wa jaji wakati wa kudhibitisha urefu wa huduma kortini.
