Hivi karibuni au baadaye, kila mfanyakazi anakabiliwa na swali: jinsi ya kuandaa ripoti juu ya kazi yao. Ripoti yoyote ni zana muhimu kwa mfanyakazi na meneja, kwa msaada wa aina hii ya mawasiliano rasmi, meneja hupokea habari anayohitaji, ambayo anahitaji kuchambua na kutathmini shughuli za mfanyakazi.
Maagizo
Hatua ya 1
Kwanza kabisa, ni muhimu kuamua ni aina gani ya ripoti inahitaji kutengenezwa: wakati mmoja au kazi. Ripoti za wakati mmoja kawaida hutengenezwa kulingana na matokeo ya shughuli maalum, na wafanyikazi hukuruhusu kuchambua mara kwa mara kazi inayofanywa na mfanyakazi (ujazo na matokeo).
Ripoti za mara kwa mara zinaweza kuwa: kila siku (inaweza kutumika kufuatilia miradi muhimu ya muda mfupi au wakati wa majaribio ya mfanyakazi), kila wiki (kawaida), kila mwezi, kila robo mwaka na tayari (aina hii ya ripoti ina idadi kubwa ya habari ya uchambuzi na kawaida hutolewa kwa wasimamizi wakuu).
Hatua ya 2
Kwa hivyo unaandikaje ripoti ya kazi kwa usahihi?
Kwanza, unahitaji kuamua juu ya wakati wa ripoti na upange katika ratiba ya kazi yako wakati wa utayarishaji wake. Hii inaweza kuwa wakati mdogo kila siku, au wakati maalum uliopangwa kwa ajili ya kukusanya ripoti nzima mara moja, jambo muhimu zaidi sio kuchelewesha hadi tarehe ya mwisho.
Hatua ya 3
Kwanza kabisa, amua juu ya malengo ya mwisho ya kazi yako. Yaliyomo katika ripoti hiyo yanapaswa kuwa ya kuelimisha, wazi na ikiwezekana mafupi. Usisahau juu ya "sheria ya saba", ambayo inasema kwamba ufahamu wetu unaweza kufanikisha vyema vitu 7 kwa wakati mmoja (+/- 2). Ipasavyo, inashauriwa kuonyesha haswa idadi hii ya alama au sehemu katika ripoti hiyo.
Hatua ya 4
Ni muhimu kuweza kuzingatia matokeo ya shughuli zako, kuelezea ni kazi gani zilizokamilishwa, na sio kuorodhesha tu vitendo vilivyofanywa kwa kipindi fulani.
Hatua ya 5
Kwa uwazi zaidi, toa jibu lako na meza, picha, michoro.
Hatua ya 6
Hali hiyo ni rahisi, ikiwa kampuni yako tayari imeunda fomu za ripoti (fomu, meza ambazo lazima zijazwe kwa kutoa maoni yako)
Hatua ya 7
Sio tu yale uliyoandika kwenye ripoti ambayo ni muhimu, lakini pia jinsi ulivyoituma. Hapa unapaswa kukumbuka sheria ya dhahabu: ripoti za kila siku zinatumwa mwishoni mwa siku ya kazi, na sio asubuhi inayofuata. Kila wiki - Ijumaa usiku, sio Jumatatu asubuhi.
Hatua ya 8
Kidokezo kingine: kabla ya kutuma ripoti hiyo, isome tena, jaribu kuifanya kupitia macho ya usimamizi wako. Je! Una maswali gani? Labda ni muhimu kuongeza kitu au, badala yake, kurahisisha habari iwezekanavyo.
