Kuandika memo kwa bosi, lazima kwanza upate sababu ya kulazimisha memo hiyo, ukweli wake, ikiwa ni lazima, unaweza kuthibitishwa kwa urahisi na msaada wa nyaraka, ushuhuda wa mtu wa tatu, rekodi kwenye media ya sauti au video. Ifuatayo, unapaswa kufafanua ni nani ripoti hiyo itashughulikiwa, chagua afisa maalum aliyeidhinishwa kutatua hali za mizozo na kufuatilia ukiukaji katika timu. Wakati huo huo, inashauriwa kuhakikisha kwamba afisa huyu haoni huruma kwa sababu zozote za kibinafsi na bosi ambaye ripoti hiyo imeandaliwa. Katika kesi hii, afisa mwingine anapaswa kuchaguliwa, vinginevyo athari ya ripoti hiyo itakuwa kinyume na kile kilichotarajiwa. Nuru muhimu ya kuwasilisha kumbukumbu ni uamuzi juu ya kutokujulikana kwake au uandishi wazi. Hatua ya mwisho ni kufikisha kumbukumbu kwa nyongeza na uhakikishe kuwa imesomwa.
Muhimu
Ripoti kwenye karatasi au dijiti, rasmi, ushahidi wa mashtaka yaliyowekwa katika ripoti hiyo
Maagizo
Hatua ya 1
Ripoti isiyojulikana kwa mkuu bila kutoa ushahidi wa hatia yake mara nyingi huachwa bila kutunzwa na maafisa wa juu, kwa hivyo, ili kuwasilisha ripoti kwa usahihi, inahitajika sio tu kuwa na habari sahihi juu ya ukiukaji uliofanyika, lakini pia kuandaa ushahidi. Tumia nyaraka zozote, za karatasi na za elektroniki, picha, video na rekodi za sauti kama ushahidi. Usitumie ushuhuda wa wenzake kama ushahidi kuu, kwani chini ya shinikizo kutoka kwa bosi, watu wanaweza kukataa kutoa ushahidi dhidi yake.
Hatua ya 2
Chambua jedwali la wafanyikazi kuamua ni yupi kati ya mameneja wakuu atapata ripoti juu ya bosi huyu ya kupendeza zaidi. Katika mashirika makubwa, hii inaweza kuwa sio usimamizi, lakini kwa mfano, baraza la wanahisa au shirika linalodhibiti. Katika hali nyingine, ili kuhakikisha kufanikiwa kwa memo hiyo, ni bora kuchagua nyongeza kadhaa: mkuu wa idara, huduma ya usalama ya biashara, idara ya wafanyikazi na baraza la wanahisa.
Hatua ya 3
Angalia ikiwa bosi na mtazamaji wa ripoti wana uhusiano wa karibu, wa kirafiki au wa karibu, vinginevyo kuna hatari ya kupoteza sio bosi, lakini kazi.
Hatua ya 4
Fikiria na uchanganue ikiwa ni faida kuwasilisha ripoti yako bila kujulikana au wazi. Kutokujulikana kunatoa faida moja yenye utata: inalinda dhidi ya kisasi kinachowezekana kwa bosi. Lakini usisahau kwamba sio ngumu sana kupata mwandishi wa memo. Katika hali ya kutokujulikana, memo inaweza tu isifikie mtazamaji. Kwa mfano, katibu ataitupa tu au kuifuta kutoka kwa barua kama barua taka.
Hatua ya 5
Ikiwa kumbukumbu hiyo imewasilishwa wazi, hii itatoa dhamana kwamba hakika itamfikia mtazamaji. Wakati wa kuwasilisha memo ya karatasi, muulize afisa huyo au katibu wake asaini nakala kwamba waraka umepokelewa. Unapowasilisha kumbukumbu kwa njia ya barua-pepe, hakikisha kuweka umuhimu wa barua juu, omba risiti ya kusoma na katika mstari wa barua hiyo andika kwamba ujumbe huo unabeba habari ambayo ni muhimu sana kwa utendaji wa barua biashara.
