Wapangaji, mikutano na mikutano ni sehemu muhimu ya mtiririko wa kazi. Kazi yao kuu ni kuchanganua kwa pamoja hali yoyote ya huduma. Washiriki katika mikutano ya kufanya kazi wanaweza na wanapaswa kuzungumza kikamilifu, kujadili maelezo, na kupendekeza suluhisho la shida. Ili mkutano uwe mzuri, mwenyeji lazima azingatie sheria fulani.
Muhimu
- - ajenda;
- - sheria za mkutano;
- - itifaki ya mkutano.
Maagizo
Hatua ya 1
Jifunze ishara muhimu za mkutano mzuri. Kuna wachache wao: 1. Mkutano una kusudi maalum; 2. Mratibu amefanya kazi zote muhimu za maandalizi; Mkutano unahudhuriwa tu na wafanyikazi wanaovutiwa ambao wanahusiana moja kwa moja na maswala yaliyojadiliwa; Majadiliano hayatokani na mada kuu; 5. Kama matokeo ya mkutano huo, mipango ya haraka iliamuliwa na maagizo maalum yalipewa wafanyikazi. Maswala haya yote yanapaswa kusimamiwa kibinafsi na meneja, haswa ikiwa shirika bado halijaunda utaratibu wa kufanya mikutano yenye ufanisi.
Hatua ya 2
Tunga mada kuu ya mkutano. Inapaswa kuwa muhimu na inayoeleweka kwa wafanyikazi. Ni muhimu sana kwamba mkutano unaofanya kazi uwe na lengo maalum: kukuza mpango wa hafla, kuidhinisha uamuzi, kutoa wazo, n.k. Kwa mfano, haupaswi kuzungumza juu ya shida ya uchumi wa ulimwengu ikiwa wakala wako wa matangazo amekuwa na wateja wachache. Katika kesi hii, mkutano unapaswa kujitolea kupanua huduma anuwai na kubadilisha mfumo wa punguzo.
Hatua ya 3
Andaa ajenda ya mkutano wa kina. Ndani yake, onyesha mada kuu, maswali ambayo yamepangwa kujadiliwa, majina ya spika, muundo wa walioalikwa, tarehe, wakati na mahali pa hafla hiyo. Kila kitu cha ajenda kinapaswa kufafanua mada kuu ya mkutano, kuonyesha hali yake. Maswali yanaweza kugawanywa kwa mujibu wa kanuni "kutoka rahisi hadi ngumu", au kwa utaratibu wa uchambuzi - "hali ya sasa - asili yake - suluhisho linalowezekana."
Hatua ya 4
Ambatisha ratiba ya mkutano kwenye ajenda. Ndani yake, weka wakati wa wasemaji wakuu, kwa habari kutoka kwa wasemaji wenza, kwa kufafanua maswali na majadiliano. Chora ratiba hata za mikutano ndogo ya huduma. Hii itajifundisha mwenyewe na wafanyikazi wako kuthamini wakati wa kufanya kazi, kufikia tarehe za mwisho, na kutoa maoni wazi na kwa uhakika.
Hatua ya 5
Wafahamishe wafanyakazi na ajenda mapema. Tuma kwa barua pepe ya ushirika au mpe kila mtu unayemwalika kwenye mkutano. Uliza kila mtu kujiandaa kwa majadiliano. Sisitiza kile unachotarajia kutoka kwa kila mshiriki wa pendekezo katika uwezo wao.
Hatua ya 6
Anza mkutano na mazungumzo yako mafupi. Ndani ya dakika 3-5, sema juu ya sababu ambayo ilikuchochea kuandaa mkutano huu na matokeo unayotaka kufikia. Kisha wajue washiriki na ajenda na ratiba ya kazi.
Hatua ya 7
Kuongoza majadiliano. Dumisha mazungumzo ya urafiki lakini yenye kujenga. Watie moyo kila mshiriki wa mkutano kutoa maoni yao, wasiliana na "kimya" na maswali ya kibinafsi ambayo yanahitaji jibu la kina. Kwa busara lakini kwa uthabiti hujaribu kujaribu kugeuza mazungumzo mbali na suala kuu. Fupisha mada ndogo kwa kila swali.
Hatua ya 8
Mwisho wa mkutano, onyesha tena maamuzi na maagizo yaliyopewa wafanyikazi. Hakikisha washiriki wote wanaelewa majukumu yao na kumbuka tarehe zao za mwisho. Rekodi vidokezo muhimu katika itifaki. Tuma nakala yake kwa wataalam wanaohusika na utekelezaji wa maagizo, na pia kwa wafanyikazi wanaohusika katika utekelezaji wa maamuzi yaliyotolewa.
