Mkutano katika shirika lolote ni tukio muhimu sana. Inahitaji uandaaji makini na utekelezaji mzuri. Nuance yoyote inaweza kuharibu maoni ya kampuni yako. Kuna kanuni za msingi ambazo zinapaswa kuzingatiwa ili kuandaa mkutano unaofanikiwa.
Muhimu
Karatasi, mtandao, pesa
Maagizo
Hatua ya 1
Jiwekee lengo wazi. Kwa nini unahitaji mkutano huu? Je!, Unataka, kupata nini? Mkutano huo unaweza kulenga kuipatia kampuni mawasiliano ya biashara ya kuaminika, kuboresha picha yake, kutafuta wawekezaji, n.k. Kulingana na hii, mwelekeo fulani umechaguliwa, ambao unapaswa kuzingatiwa wakati wote wa kuandaa na kushikilia hafla hiyo. Kumbuka kwamba lengo lazima lifikiwe, linaweza kupimika, na lina sifa za wakati halisi.
Hatua ya 2
Toa jina kwenye hafla hiyo. Ikiwa sio mara ya kwanza, usisahau kuonyesha hesabu. Jina linapaswa kuwa mkali, la kuvutia, la kuvutia. Walengwa wako wanapaswa kupendezwa na mkutano huo.
Hatua ya 3
Fafanua hadhira inayolengwa wazi. Hata mkutano ulioandaliwa vizuri na ulioandaliwa hauwezi kuwa na athari yoyote ikiwa utawaalika watu wasiofaa kwake. Jiulize ni nani anayepaswa kuzungumza, ambaye maoni yake yanapaswa kusikilizwa, jinsi hafla hii inaweza kuwa ya kuvutia kwa wageni. Jaribu kuamua ni wapi na ni vipi bora kuwasiliana na walengwa wako unaowalenga, ambayo inashawishi watu sahihi kufanya maamuzi juu ya kushiriki katika hafla unayoandaa.
Hatua ya 4
Amua wakati na mahali pa mkutano huo. Mikutano mingi hufanyika siku za wiki (isipokuwa Ijumaa) isipokuwa tukio refu limepangwa. Mahali kwa kiasi kikubwa huamua maoni yote juu ya tukio kwa ujumla. Mtazamo wa wageni kwenye mkutano huundwa hata wakati wanatafuta tu chumba cha mkutano au hoteli. Kwa hivyo, eleza njia kwa undani zaidi, weka ishara ikiwezekana.
Hatua ya 5
Tangaza mkutano. Chagua media ambayo walengwa wako huzungumza mara nyingi. Weka matangazo au nakala juu ya hafla inayokuja ndani yao. Tuma mialiko kwa wageni wote unaopenda. Iwe ni jarida au jarida la kupendeza, ni juu yako. Katika mwaliko, onyesha mahali, saa, jina na mwelekeo wa mkutano huo.
Hatua ya 6
Kusanya kamati ambayo itazingatia majibu yote kwa pendekezo lako na uchague mapendekezo ya kupendeza na muhimu. Baada ya hapo, itawezekana kuanza kuunda programu ya hafla hiyo.
Hatua ya 7
Sambaza majukumu ndani ya timu. Mtu ana jukumu la kuwasiliana na wageni, mtu anaamua maswala yote na media, mtu anaongoza hafla, n.k. Kutoa vifaa vya spika vya ziada kwa wahudhuriaji wote wa mkutano. Hakikisha uangalie vifaa vyote kabla ya hafla hiyo.
Hatua ya 8
Ukiona unaishiwa na wakati, weka kikomo cha muda kwa kila uwasilishaji na kwa idadi ya maswali. Waulize wasikilizaji waulize wasemaji maswali yoyote ya ziada baada ya hafla hiyo.
