Mkutano ni sifa ya jadi ya mchakato wowote wa usimamizi. Umuhimu, maumbile, kiwango cha kiufundi, muda wa mkutano huu wa biashara unaweza kutofautiana kulingana na malengo na hali maalum za mkutano. Wakati huo huo, hafla hii ina sifa kuu mbili tofauti: kwenye mkutano shida moja au nyingine inajadiliwa, na matokeo yake inapaswa kuwa uamuzi fulani. Mkutano uliofanikiwa unahitaji shirika wazi.
Maagizo
Hatua ya 1
Kabla ya kuitisha mkutano na kualika kikundi maalum cha washiriki kwenye mkutano huo, andika kusudi la mkutano. Jifafanue mwenyewe: inapaswa kumaliza uamuzi gani. Matokeo yake inaweza kuwa idhini ya mpango wa kazi kwa kipindi fulani, ukuzaji wa rasimu ya agizo halisi, kuandaa ratiba ya mtandao, nk.
Hatua ya 2
Ikiwa shida imetatuliwa kwenye mkutano, kusudi la mkutano wa biashara litahitaji kujibu maswali: kwanini, kwanini, na jinsi gani. Kuna sheria isiyoweza kubadilika: kabla ya kukubali, lazima ukubaliane juu ya kile kitakachojadiliwa. Labda washiriki wa mkutano wenye mamlaka hujikuta wakifikiri kuwa shida iliyotangazwa haipo. Mikutano maalum - ya kutengeneza maoni (kuendeleza). Wanaweza kuchukua fomu ya kile kinachoitwa "bongo". Mpangilio wa utaratibu kama huo unahitaji ile isiyo ya kiwango, ya ubunifu.
Hatua ya 3
Hatua muhimu katika kuandaa mkutano ni uundaji wa ajenda. Mkutano unaweza kuwa hauna maana na hauna tija ikiwa sehemu zake za habari na shida hazifanyi kazi. Kwa hivyo, fikiria wazi juu ya mpangilio wa mada ya mazungumzo. Linganisha: "Swali la kuongezeka kwa mauzo ya bidhaa A katika mtandao wa rejareja" na "Kukubaliana juu ya vitendo vya kuongeza mauzo ya bidhaa A katika mtandao wa rejareja." Katika kesi ya kwanza, majadiliano yanaweza kugeuka kuwa ripoti za banal, kwa pili - kuwa suluhisho la shida.
Hatua ya 4
Mahali pa mkutano pia ni muhimu. Kuna uchunguzi sahihi wa kisaikolojia: ikiwa majadiliano yatafanyika katika ofisi ya kiongozi, maoni yake ya kusuluhisha shida fulani inaweza kuwa kubwa na inayofaa zaidi. Chumba kingine chochote (chumba cha mkutano, chumba cha wasaa) inaweza kuwa chaguo bora. Kumbuka: eneo la mawasiliano starehe ni karibu mita moja. Wakati wowote inapowezekana, kumbuka hii wakati wa kuweka viti vyako. Meza ya duara au ya mviringo ni nzuri kwa mikutano. Mafungo yanaweza kuwa sahihi zaidi katika hali maalum, lakini ni chaguo la gharama kubwa sana.
Hatua ya 5
Panga wakati wako wa mkutano kwa kufikiria. Ni jambo lisilofaa kuiweka kabla ya mapumziko ya chakula cha mchana au mwisho wa siku ya kazi. Saa za asubuhi ni bora. Ikiwa unapanga mkutano mrefu, pumzika au kahawa (dakika 5-10 kila saa). Ikiwa unahitaji kufanya mkutano wa habari, chaguo linawezekana bila mkutano wa kawaida, i.e. bila viti.
Hatua ya 6
Nidhamu kwa wafanyikazi wa shirika na inakuwa sehemu ya utamaduni wa ushirika ratiba wazi ya mikutano: inashauriwa kuwafanya kwa siku ya kawaida ya juma na kwa wakati fulani (kwa mfano, Ijumaa asubuhi).
Hatua ya 7
Mikutano nzito mara nyingi inahitaji uwazi: maonyesho ya meza, michoro, kuonyesha vifaa vya video. Ni muhimu kuwa na ubao mweupe, chati mgeuzo, skrini kwa mahitaji haya.
