Kwa uhasibu, mzunguko na uhifadhi wa nyaraka anuwai, huduma za wafanyikazi hutumia vitabu vya maagizo, likizo, taarifa na marejeleo. Magogo ya usajili ni hati za matumizi ya ndani na zinahifadhiwa katika idara ya wafanyikazi wa shirika, na mtu aliyeteuliwa haswa ana jukumu la kudumisha na kuhifadhi nyaraka hizi.
Maagizo
Hatua ya 1
Tumia fomu ya logi iliyoidhinishwa na huduma au ubuni mwenyewe. Tengeneza kifuniko kutoka kwa nyenzo nzito. Katikati ya karatasi, andika jina la shirika na kichwa cha kitabu. Onyesha tarehe za kuanza na kumaliza kwa kukata magogo hapa chini. Kwenye kifuniko cha nyuma, onyesha habari juu ya mtu anayehusika na kuhifadhi na kujaza waraka: onyesha msimamo, jina la jina na hati za kwanza za mfanyakazi.
Hatua ya 2
Hakikisha kuwa kurasa haziwezi kuchezewa au kuondolewa kwenye jarida. Nambari na uzi wa kurasa za kitabu. Kwenye ukurasa wa mwisho, weka nta au muhuri wa mastic, toa kiolezo kilichopangwa tayari kwa vyeti kwa mkuu wa idara ya wafanyikazi au mkuu wa shirika. Andika muhtasari: _ shuka zimehesabiwa, zimefungwa laini, zimefungwa kwenye kitabu hiki cha kumbukumbu. Mkurugenzi: _ (saini, usimbuaji wa saini). Tarehe: _ (siku, mwezi, mwaka).
Hatua ya 3
Chagua mwelekeo wa ukurasa unaofaa (mandhari, picha) kwa viingilio vya magogo. Ikiwa inataka, panga meza iliyo na safu zifuatazo:
- nambari ya kumbukumbu ya rekodi;
- tarehe ya kuingia;
- nambari ya serial ya agizo;
- msimamo, jina la utangulizi na hati za kwanza za mtu aliyesaini agizo;
- muhtasari wa agizo.
Ikiwa hauridhiki na maoni ya tabular, weka rekodi katika fomu ya bure. Jambo kuu ni kuchunguza agizo la kupeana nambari kulingana na tarehe za idhini ya maagizo na kuonyesha habari hapo juu kwenye kitabu cha uhasibu.
Hatua ya 4
Rekodi viingilio vya agizo lako kwa wino wa bluu, nyeusi, au zambarau. Usiruhusu kufuta, kufuta na kufuta alama zilizotengenezwa hapo awali. Ikiwa unahitaji kufanya mabadiliko, toa maandishi yaliyosahihishwa na laini moja ili uweze bado kuisoma. Katika safu sawa au mstari, fanya ingizo mpya sahihi. Tafadhali saini na uonyeshe tarehe ya mabadiliko. Ikiwa haiwezekani (kwa mfano, ikiwa hakuna nafasi ya bure) kusahihisha hitilafu iliyopo, unda rekodi mpya hapa chini, na karibu na habari ya kizamani, angalia sanduku "rekodi sio batili".
Hatua ya 5
Unapoacha kuweka magogo, andika tarehe ya kumalizika kwa logi kwenye kifuniko cha mbele cha kitabu cha kumbukumbu.
