Utaratibu wa kutoa maagizo kwa biashara umewekwa na maagizo ya kazi ya ofisi. Wakati huo huo, uhasibu na uhifadhi wa nyaraka hizi huwekwa katika kitabu maalum cha usajili, ambacho lazima kiwepo katika kila shirika.
Maagizo
Hatua ya 1
Unda rejista ya maagizo. Katika biashara kubwa, hii hufanywa na karani tofauti; kampuni ndogo huteua mtu anayewajibika kwa madhumuni haya. Unaweza kutumia fomu iliyoidhinishwa ya kitabu cha usajili, na ikatengenezwa kwa kujitegemea.
Hatua ya 2
Unda kifuniko cha kitabu cha kumbukumbu. Inapaswa kutengenezwa kwa nyenzo zenye mnene ili karatasi za kuagiza zisikunjike wakati wa kuhifadhi. Ikumbukwe kwamba nyaraka hizi lazima zihifadhiwe kwa biashara kwa angalau miaka 5.
Hatua ya 3
Andika kwenye kifuniko jina la biashara, kichwa cha kitabu, na kipindi. Kulingana na mzunguko wa utoaji wa maagizo katika shirika, kumbukumbu ya usajili inaweza kuhesabiwa kwa mwezi, robo au mwaka. Upande wa nyuma wa kifuniko una habari juu ya mtu anayehusika na kudumisha na kuhifadhi hati.
Hatua ya 4
Chagua moja ya njia za kuhifadhi maagizo kwenye kitabu cha usajili. Wanaweza kushikamana kwenye kitabu au kuingizwa na binder. Chaguo la pili ni bora ikiwa unahitaji kupata moja ya maagizo na utengeneze nakala yake. Maagizo yote yanapaswa kupangwa kwa mpangilio. Biashara zingine huacha nambari za kuhifadhi nakala ambazo zinaweza kuhitajika kusindika maagizo kwa kurudi nyuma. Walakini, njia hii ni haramu, kwa hivyo haupaswi kuitumia vibaya.
Hatua ya 5
Tengeneza fomu ya kawaida ya maagizo ya biashara. Kama sheria, hii ni barua ya barua, katika sehemu ya juu ambayo kuna maelezo tayari ya biashara: jina, anwani na habari ya usajili.
Hatua ya 6
Toa agizo. Ingiza nambari yake na tarehe ya mkusanyiko. Baada ya hapo, kuja na kichwa ambacho kinapaswa kujibu kifupi swali "juu ya nini?" Nakala kuu ina taarifa ya msingi wa agizo na sehemu ya utawala. Mwishowe, saini ya kichwa au mtu mwingine aliyeidhinishwa huwekwa.
Hatua ya 7
Baada ya hapo, agizo limetengenezwa katika kitabu cha usajili wa agizo. Ikiwa hati hiyo inaathiri wafanyikazi wa biashara hiyo, kwa mfano, tume imeundwa, basi watu hawa wanapaswa kutambua kuwa wamesoma agizo na kuweka saini yao.
