Maamuzi muhimu yaliyotolewa kwenye mkutano, mkutano au mkutano yanapaswa kurekodiwa katika dakika ili ziweze kuchukuliwa kwa utekelezaji. Ili kufanya hivyo, ni muhimu kwanza kuandaa itifaki kwa usahihi, ukizingatia sana fomu na yaliyomo kwenye waraka huo. Licha ya ukosefu wa fomu moja, kuna upendeleo hapa.
Maagizo
Hatua ya 1
Andaa karatasi za A4 au barua ya kampuni (kwa hati za ndani). Hii itakuokoa kutokana na kuingiza maelezo kamili kwa mikono (jina la shirika, anwani, n.k.). Katika kituo cha juu cha karatasi, andika jina "Dakika" mara moja, na chini yake, kwa kuchapisha kidogo, eleza kifupi kiini - mada kuu ya mkutano. Onyesha tarehe na eneo la tukio. Sasa anza kujaza sehemu ya lazima ya utangulizi, ambayo inahusu orodha ya washiriki wa mkutano ambao wanahusika moja kwa moja katika kufanya maamuzi ya jumla.
Hatua ya 2
Mwanzoni, andika jina la mwisho, jina la kwanza, jina la kibinafsi na nafasi ya kiongozi (mwenyekiti wa mkutano). Kwa muundo huo huo, taja maelezo ya katibu anayechukua dakika za mkutano. Zaidi ya hayo, katika sehemu ya "Walihudhuria", orodhesha kila mtu ambaye alishiriki kwenye mkutano (jina kamili, nafasi). Katika kesi ya idadi kubwa ya washiriki, orodha ambayo haitatoshea kwenye ukurasa, onyesha idadi yao yote, ikiambatanisha orodha kamili katika hati tofauti. Usisahau kufanya kiunga nayo mwishoni mwa itifaki katika sehemu ya "Kiambatisho". Weka sehemu ya "Ajenda" kama kizuizi kifuatacho kwa dakika. Hapa, katika orodha yenye nambari, orodhesha maswala yote ya mkutano huu.
Hatua ya 3
Jaza yaliyomo kwenye itifaki kwa kufuata madhubuti na agizo lililowekwa katika ajenda. Kila moja ya aya inapaswa kuwa na sehemu tatu. Katika ya kwanza ambayo ("Imesikilizwa"), toa maandishi ya ripoti na uhakikishe kuonyesha majina na herufi za kwanza, na pia nafasi za spika. Katika sehemu ya "Spika", katika muundo sawa, onyesha washiriki wengine katika mkutano ambao walichukua nafasi wakati wa majadiliano. Katika sehemu inayofuata inayoitwa "Umeamua", orodhesha maamuzi ambayo yalichukuliwa wakati wa usikilizaji, onyesha idadi ya kura zilizopigwa "dhidi ya", "kwa" au "zilizoachwa". Ifuatayo, weka saini za mwenyekiti wa mkutano na katibu.
