Dondoo kutoka kwa itifaki ni sifa ya lazima ya mtiririko wa kazi wa shirika lolote. Kuwa na nguvu ya kisheria sawa na hati ya asili, dondoo lazima iwe na maelezo yote muhimu. Katika kuandaa nyaraka husika, tahadhari inapaswa kulipwa kwa undani.
Kama sheria, mahitaji ya utekelezaji wa dondoo kutoka kwa dakika huwekwa katika kila biashara kulingana na sheria za ndani za mauzo ya biashara. Walakini, kuna kanuni zinazokubalika kwa ujumla kuhusu jinsi hati hii inapaswa kutungwa.
Dondoo kutoka kwa dakika ni nakala halisi ya maandishi ya hati asili juu ya suala maalum. Kwa hivyo, dondoo kutoka kwa dakika za mkutano lazima ijumuishe jina la baraza linaloongoza, mkutano ambao ulirekodiwa. Kama sheria, habari hii imeonyeshwa kwenye kichwa cha hati. Hapa aina ya hati "Itifaki" inabadilishwa kuwa "Dondoa kutoka kwa Itifaki". Katika hali nyingine, uandishi "Taarifa" hupewa kona ya juu kulia ya hati.
Kwa kuongezea, ili kuhifadhi nguvu ya kisheria ya asili, dondoo kutoka kwa itifaki lazima iwe na habari:
- tarehe, mahali na wakati wa mkutano;
- habari juu ya uwepo wa akidi ya kufanya maamuzi;
- habari juu ya mtu anayefanya kazi za afisa msimamizi;
- habari juu ya mtu anayefanya kazi za katibu.
Ajenda ya mkutano imepunguzwa kuwa suala maalum ambalo dondoo inaandaliwa. Vivyo hivyo, vipande vyote vinavyohusiana na majadiliano ya maswala ya mtu wa tatu vimetengwa kwenye waraka.
Kuzingatia suala kwenye ajenda, ambayo dondoo inaandaliwa, inapewa haswa na nambari ya serial, maneno, mwendo wa majadiliano na maamuzi yaliyochukuliwa.
Mwishoni, dondoo imesainiwa na afisa msimamizi na kuthibitishwa na muhuri. Hii inafuatwa na mahitaji yanayothibitisha ukweli wake "Taarifa ni sahihi" ("Sahihi") na saini ya katibu iliyo na usimbuaji imewekwa.
Dondoo asili kutoka kwa dakika imehesabiwa, kushonwa na kudhibitishwa na muhuri na saini ya mtu aliyeidhinishwa.
