Biashara ya aina yoyote ya umiliki ina mtiririko wake wa kazi kwa njia ya seti ya majarida ya aina anuwai, yaliyopangwa kulingana na kanuni fulani. Memorandamu inahitaji umakini maalum wakati wa kuandaa.
Kumbukumbu ni nini
Karatasi ya biashara katika mfumo wa memo ni ya kuelimisha na ya kupendekeza kwa maumbile. Hutolewa kwa mkuu wa haraka au mkuu wa shirika. Kumbukumbu inaweza kutengenezwa kwa maagizo ya usimamizi na kwa mpango wa mfanyakazi.
Hati hiyo ina ukweli maalum kuhusiana na suala maalum. Katika hali nyingi, memo ni maoni ya kibinafsi ya mfanyakazi, ambayo imewekwa kwa maandishi. Wakati mwingine, kwa kuzingatia matukio yanayotokea katika biashara hiyo, ni muhimu sana kwa meneja kujua maoni ya walio chini ili kurekebisha matendo yao zaidi. Wafanyakazi wanatakiwa kutunga majibu ya kina kwa mkono mmoja, wakiongezewa na maoni yao na mapendekezo yao.
Kwa habari ya ripoti, inaweza kuwa tofauti: kutoka kwa utoaji wa habari kwa wakati mmoja hadi kuripoti mara kwa mara. Tofauti na maelezo ya ufafanuzi na huduma, kumbukumbu inaweza kutumika ndani ya biashara au kucheza jukumu la waraka wa kuripoti kwa mamlaka ya juu.
Sababu ya kuandaa hati
Kumbukumbu imeundwa kama matokeo ya mchakato ambao hauwezi kudhibitiwa, ambao unaweza kudhuru biashara. Hapo ndipo mfanyakazi anaweza vile vile kuleta habari zote kwa wakubwa. Kwa mfano, inaweza kuwa utoro mwingi wa mtu anayewajibika au kupuuza kutimiza malengo yaliyopangwa, ambayo, kwa kweli, inaweza kuathiri vibaya utendaji wa biashara nzima. Kwa ujumla, hati hiyo inakusudiwa kuwa ishara ya mabadiliko ya sera ya ndani, ambayo sasa inatekelezwa na uongozi.
Jinsi ya kuandaa memo kwa usahihi
Kawaida hati ina sehemu kadhaa. Kwanza, inahitajika kuunda wazi sababu ambayo ilikuwa sababu ya kuandika memo. Inaelezea hali maalum na kuorodhesha ukweli. Halafu inashauriwa sana kutoa maoni yako mwenyewe juu ya kile kinachotokea. Wakati huo huo, ni muhimu kuchambua hali kutoka pande zote na kutoa suluhisho lako kwa shida.
Habari zote zinapaswa kuwasilishwa kwa ufupi vya kutosha, huku zikiambatana na mada ya kile kilichotokea. Upotoshaji wa ukweli na usemi wa dhana ambazo haziungwa mkono na msingi wa ushahidi haikubaliki.
Hati hiyo imewekwa kwenye karatasi ya muundo wa A4 na dalili ya lazima kwenye kona ya juu kushoto ya jina la kitengo. Juu kulia, unapaswa kuweka habari juu ya mwandikiwaji wa dokezo. Chini kidogo, kutoka kwa laini nyekundu, jina la hati na nambari yake, pamoja na mahali pa kukusanyika, zimeandikwa kwa herufi kubwa.
Halafu, habari hiyo imewekwa katika fomu ya bure, ambayo inasaidiwa na saini ya mfanyakazi aliyeandaa waraka huo.
Kabla ya kutuma memo, inashauriwa kuangalia kwa uangalifu ukweli wa hali zote zilizo hapo juu.
