Katibu katika ofisi pia hufanya kazi za kupeleka. Ni kupitia yeye kwamba mawasiliano ya msingi na mawasiliano rasmi ya simu hufanywa. Hisia ya kwanza ya kampuni yako ambayo mtu anayewasiliana nawe anapata inategemea jinsi kwa ufanisi na kwa weledi katibu anawasiliana kwenye simu. Kwa hivyo, ili kujibu simu, katibu anahitaji kujua adabu ya biashara.
Maagizo
Hatua ya 1
Daima kudhibiti hisia zako na mhemko. Haijalishi uko wa kufurahisha au wa kusikitisha, unachukua simu, lazima uwe mwenye busara na kama biashara. Sauti yako inapaswa kuwa sawa, tulivu, na yenye fadhili. Ikiwa una haraka kukaribia na umepoteza pumzi, chukua pumzi kadhaa na pumzi kabla ya kusema salamu ili kupumua kwako kueleweke.
Hatua ya 2
Unapopokea simu, kila wakati anza mazungumzo kwanza, bila kusubiri kile upande mwingine wa simu unakuambia. Hii inapaswa kuwa utangulizi wa kawaida na salamu. Salimia na jina kampuni ambayo mpatanishi wako aliita. Katika tukio ambalo hakujitambulisha, omba msamaha, uliza unazungumza na nani.
Hatua ya 3
Jifunze juu ya maswala na kazi ambazo zinafanywa na mgawanyiko wa kampuni yako na hutatuliwa na wataalamu maalum ili kusambaza kwa usahihi simu zinazoingia kutoka kwa wateja na wateja. Wakati wa kuhamisha simu, mwambie jina na jina la mtaalam ambaye unaunganisha mwingiliano wako wa simu. Kwa mfanyakazi ambaye umebadilisha simu, mwambie jina la mpigaji na swali ambalo ametumia. Haupaswi kuchukua majukumu ya mshauri, hata ikiwa unaweza kuifanya vizuri, wacha mtu huyo atatue maswala yake na wataalamu hao ambao wameidhinishwa kufanya hivi.
Hatua ya 4
Unaweza kutoa habari ya asili ikiwa maswali kama haya yatatokea: jina kamili la kampuni yako, jina la mwisho, jina la kwanza na jina la mkurugenzi, manaibu wake na wakuu wa idara, anwani ya ofisi. Tengeneza na ukubaliane na mkurugenzi orodha tofauti ya watu hao ambao atakuwa huru kila wakati.
Hatua ya 5
Hakikisha kuweka kumbukumbu ya simu. Andika kila kitu unachoombwa kufikisha, usitegemee kumbukumbu, ili usisahau kitu chochote muhimu. Habari zote lazima ziwasilishwe kwa wale ambao zilikusudiwa. Taja jina la kampuni au jina la mwisho na jina la mtu anayepiga simu, andika nambari ya simu ambayo unaweza kumpigia, tarehe na wakati wa kupiga simu.
