Kupanga na kupanga masaa ya kazi ni sehemu muhimu ya kazi madhubuti katika nafasi yoyote. Katika hali ya nafasi ya usimamizi, umuhimu wa upangaji wa awali unaongezeka hata zaidi, kwa hivyo inahitajika kulizingatia kwa uangalifu suala hili.
Maagizo
Hatua ya 1
Meneja anaweza kupanga wakati wake mwenyewe au kukabidhi kikamilifu kazi hii kwa katibu msaidizi. Kwa hali yoyote, mtu hawezi kufanya bila maingiliano na katibu, kwani ndiye anayeandaa na kuandaa mikutano, vifaa vya mikutano, na kupokea simu zinazoingia. Kwa kuongezea, katibu kawaida huweka kichwani mwake mipango yote ya meneja anayejulikana kwake na kujaribu kusambaza kulingana na saa za kazi, kwa hivyo ni muhimu kumjulisha katibu haraka juu ya mabadiliko katika mipango yake.
Hatua ya 2
Lakini haupaswi kumtegemea tu katibu, ni muhimu kujifunza jinsi ya kutenga wakati wako kwa njia ya kuwa na wakati wa kufanya kila kitu kilichopangwa. Njia nzuri ya kufanya hivyo ni kuchambua kila saa ambayo imepita na kujua ni nini hasa kilifanywa na ilichukua muda gani. Inahitajika pia kujionyesha mwenyewe majukumu kuu ya ulimwengu kama kiongozi, na utumie wakati wako mwingi wa kufanya kazi kwa suluhisho lao. Kwa hali yoyote, kazi muhimu zaidi zinapaswa kutatuliwa mahali pa kwanza, kwani inajulikana kuwa 80% ya majukumu ya sasa yanatatuliwa katika 20% ya kwanza ya siku ya kazi, na wakati wote unatumika kwa 20% tu ya kazi.
Hatua ya 3
Usiruhusu matukio ya nasibu kuvuka ratiba yako. Ni bora kuweka muda juu yao mapema katika mipango, hii itawawezesha kuwa na uwezekano wa kuwa na wakati wa kumaliza kazi kuu. Wakati wa kupanga mikutano, hafla, mikutano, makongamano, endelea kutoka wakati halisi ambao watahitaji, kwa kuzingatia utayarishaji, ujulikanaji wa awali na vifaa, majadiliano ya moja kwa moja na maswali. Jaribu kusambaza hafla kama hizo kwa wakati ili mwanzo wa mkutano ujao usipumzike dhidi ya mwisho wa ule uliopita, kwani katika kesi hii mara nyingi utalazimika kuchelewa au kubomoa fainali.
Hatua ya 4
Wajibu wa katibu mara nyingi ni pamoja na mipango ya awali ya siku na wiki, kwa kuzingatia simu zilizopokelewa, ofa, mialiko. Inashauriwa mwishoni mwa siku ya kazi kujadili na katibu wazo lake la ratiba yako, ukifanya marekebisho yake. Ni bora hata kufanya hivyo mchana, ili katibu apate nafasi ya kufanya mabadiliko, kupiga simu na pendekezo la kuahirisha tukio hili au lile. Kuwasiliana mara kwa mara na katibu inapaswa kuwa tabia, kwa sababu ratiba yake moja kwa moja inategemea yako, na hafla nyingi zinahitaji maandalizi ya awali kwa upande wake.
Hatua ya 5
Changanua siku za kazi zilizopita katika suala la kutenga vizuri wakati wako. Labda utaona suluhisho ambazo zitakuruhusu kufanya zaidi, kwa mfano, kufanya mikutano kadhaa katika eneo moja au kuchanganya hafla kadhaa. Andika maelezo ya matukio ya zamani na yaliyopangwa katika shajara yako.
