Mkutano ni mkutano wa mduara mwembamba wa wawakilishi walioidhinishwa, wataalam wanaoongoza, kikundi kinachofanya kazi, kilichojitolea kusuluhisha maswala yoyote ya haraka. Huu ni mkutano mdogo, kwa hivyo mkutano una mwenyekiti wake - mtu atakayeuongoza.
Maagizo
Hatua ya 1
Mkutano unaweza kufanywa kwa njia iliyopangwa na utaratibu ulioidhinishwa, au kuwa wa hiari, kukusanyika kusuluhisha maswala ya sasa ya kusanyiko au hali za uwongo. Kwa hali yoyote, mkutano huo unaongozwa na afisa aliyeteuliwa rasmi kwa wadhifa huu. Kwa kweli, mkutano huo unafanyika ili kuwapa wataalam nafasi ya kutoa maoni yao juu ya suala fulani na kufanya uamuzi wa ujamaa.
Hatua ya 2
Inahitajika kuwaarifu wale wote ambao wanapaswa kuwapo kwenye mkutano, ajenda yake: mada na orodha ya maswala ambayo yanahitaji majadiliano, na pia wakati na mahali pa mkutano. Hii inaweza kufanywa na ujumbe wa simu au kupitia arifa za kisheria. Kama sheria, muundo wa washiriki katika mikutano, iliyoidhinishwa kushughulikia maswala maalum, imedhamiriwa. Kwa hivyo, kwenye mkutano lazima kuwe na akidi ambayo inahakikisha uhalali wa maamuzi yaliyochukuliwa. Kabla ya mwanzo wa mkutano, orodha ya usajili ya washiriki lazima ikamilike. Ikiwa kuna akidi, basi mkutano unaweza kuanza.
Hatua ya 3
Msimamizi wa mkutano anapaswa kuifungua kwa hotuba ya utangulizi, inayoonyesha mada na kuorodhesha maswala ambayo yanahitaji kutatuliwa, na kufunga mkutano, kwa muhtasari wa matokeo yake. Haki yake ni kutoa nafasi kwa spika anayefuata, kuuliza maswali kwa kura na kutangaza maamuzi yaliyochukuliwa. Yeye pia analazimika kudumisha utulivu wakati wa mkutano huo na kutoa maagizo juu ya utaratibu wa mwenendo wake.
Hatua ya 4
Haki isiyo na shaka ya mtangazaji pia ni kukomesha kurekodi kwa wale wanaotaka kuzungumza, kupunguza wakati wa hotuba yao na idadi ya taarifa juu ya suala hilo hilo. Ikiwa utaratibu na sheria za mkutano zinakiukwa, msimamizi anaweza kukatiza au kufunga mjadala na kufunga au kusimamisha mkutano.
Hatua ya 5
Wakati wa mkutano, msimamizi lazima ahakikishe kukamilika kwa itifaki, ambayo imeundwa katika kozi na matokeo ya hatua hii ya usimamizi. Itifaki imekusudiwa kuweka kumbukumbu na kurasimisha majadiliano ya ujamaa ya maswala na maamuzi yaliyotolewa.
