Usajili wa nyaraka za kuwasilishwa kwenye jalada hufanywa baada ya mwisho wa mwaka. Kwa hivyo, nyaraka zimeandaliwa kwa kuhifadhi kulingana na sheria zilizowekwa. Kulingana na wakati wa kuhifadhi, pamoja na thamani ya nyaraka, kesi zinakamilishwa kamili au kulingana na mfumo rahisi.
Maagizo
Hatua ya 1
Tengeneza orodha ya kesi za hati za uhifadhi wa muda (hadi miaka 10 ikiwa ni pamoja). Angalia usahihi wa malezi ya kesi hiyo (ikiwa kuna hati zilizo na kipindi cha kudumu cha kuhifadhi). Acha kesi kwenye folda, zinapaswa kupangwa kulingana na nomenclature ya kesi na hazihitaji kuhesabiwa. Kesi zinapewa jalada kulingana na nomenclature ya kesi.
Hatua ya 2
Kwa kesi za kuhifadhi muda mrefu (zaidi ya miaka 10), yafuatayo hufanywa:
1. Kufungwa kwa kesi hiyo (imefungwa kwenye folda ngumu au kufunika na nyuzi kali kwenye mashimo manne au inaweza kufungwa).
2. Kuhesabiwa kwa karatasi (iliyofanywa na penseli nyeusi ya grafiti kwenye kona ya juu kulia, bila kugusa maandishi ya hati).
3. Kuchora maandishi ya uthibitisho (onyesha ni karatasi ngapi zimepigwa, ikiwa kuna uharibifu wowote, ishara na tarehe).
4. Kuchora hesabu ya ndani ya nyaraka (kwa kesi zilizo na nyaraka muhimu sana, kesi za kibinafsi, za kimahakama na za uchunguzi, n.k.). Mwisho wa hesabu, onyesha idadi ya hati katika kesi hiyo na idadi ya karatasi za hesabu.
5. Usajili wa maelezo yote ya kifuniko cha kesi (jina la taasisi, kitengo cha muundo, faharisi ya kesi, kichwa cha kesi, maisha ya rafu ya kesi hiyo.
Hatua ya 3
Fanya hesabu ya nyaraka za uhifadhi wa kudumu au wa muda mrefu. Inapaswa kujumuisha nambari ya kesi ya mtu binafsi, na vile vile kufunua yaliyomo na muundo wake katika kichwa cha kesi. Hesabu lazima pia ionyeshe kipindi cha uhifadhi wa kesi hiyo. Onyesha idadi ya kesi na idadi ya kesi za kwanza na za mwisho, saini na tarehe. Hesabu tofauti imeundwa kwa kesi za wafanyikazi.
Hatua ya 4
Tuma faili zilizoandaliwa kwenye kumbukumbu. Karani wa jalada mbele yako ataangalia idadi ya kesi kulingana na majina ya majina au hesabu, fanya uandishi wa uthibitisho, weka alama idadi ya kesi zilizokosekana, weka tarehe ya kukubali na kuhamisha kesi. Hesabu hiyo inathibitishwa na saini za watu ambao walifanya uhamishaji na kukubalika kwa kesi.
