Wakati wa shughuli zake za uzalishaji, biashara yoyote huunda hati nyingi ambazo zinapaswa kuhifadhiwa kwa wengine, na wakati mwingine ni muda mrefu. Ni kwa hili shirika la jalada ni muhimu.
Maagizo
Hatua ya 1
Unda hali zinazohitajika za kuhifadhi nyaraka kwenye kumbukumbu. Kwanza kabisa, chumba lazima kilindwe kutokana na ushawishi wa moja kwa moja wa jua, kiwango cha unyevu wa hewa haipaswi kuzidi kiwango kinachoruhusiwa, na ufikiaji wa watu wasioidhinishwa lazima pia ufungwe.
Hatua ya 2
Tafadhali kumbuka kuwa kulingana na mahitaji ya majengo ya jalada, uwekaji wake hauruhusiwi katika majengo ya mbao, majengo yaliyochakaa, majengo yenye misingi machafu, dari au basement. Wakati huo huo, majengo yaliyokusudiwa kuhifadhi nyaraka anuwai za kumbukumbu kwenye jengo lililobadilishwa inapaswa kutengwa na majengo mengine ambayo yako katika jengo hili. Pia, hairuhusiwi kuweka jalada kwenye majengo ya jengo hilo, ambayo huchukuliwa na huduma za upishi za umma, mashirika ambayo huhifadhi vitu vikali vya kemikali au moto, maghala ya chakula.
Hatua ya 3
Pata jalada la shirika katika jengo lililobadilishwa au kujengwa mahsusi kuhifadhi kumbukumbu. Chumba lazima kiondolewe kutoka vitu vyenye hatari kwa mujibu wa usalama wa moto. Hizi, kwa mfano, zinajumuisha viwanja vya gari, vituo vya gesi, gereji. Pia, haipaswi kuwa na vitu ambavyo vinachafua hewa karibu na eneo la jalada la biashara.
Hatua ya 4
Wakati wa kuchagua chumba kinachofaa kuandaa kumbukumbu, zingatia kuwa vyumba kadhaa tofauti vinahitajika kwa operesheni ya kawaida ya jalada: uhifadhi wa kumbukumbu; chumba cha kupokea nyaraka; majengo ya matumizi ya nyaraka zilizohifadhiwa; chumba cha kufanya kazi kwa wafanyikazi wa kumbukumbu.
Hatua ya 5
Hamisha uhifadhi wa kumbukumbu mbali na eneo la maabara, kaya na viwanda. Wakati huo huo, zingatia kuwa haina njia za kawaida za uingizaji hewa pamoja nao na imetengwa na vyumba vya jirani kwa kutumia kuta zisizo na moto na dari zilizo na kikomo cha kuzuia moto cha angalau masaa mawili. Pia, katika chumba cha kumbukumbu, kuwekewa maji taka na mabomba ya usambazaji wa maji hutengwa.
Hatua ya 6
Chora shirika la uhifadhi "Kanuni juu ya uhifadhi wa nyaraka" na uidhinishe na kichwa. Kwa kuongezea, kwa agizo la mkuu, mtu anapaswa kuteuliwa ambaye atahusika na jalada. Pia, tume maalum ya wataalam inaundwa, ambayo mara kwa mara itafanya uchunguzi wa nyaraka kwa kufuata vipindi vyao vya kuhifadhi.
