Aina yoyote ya shughuli ambazo shirika linahusika, katika maisha yake, huunda nyaraka kubwa ambazo zinapaswa kuhifadhiwa. Kadiri kampuni inavyozidi kuwa kubwa na wigo mpana wa shughuli zake, ndivyo idadi kubwa ya hati zilizokusanywa zinavyokuwa kubwa. Kwa kawaida, mapema au baadaye swali la upangaji na uharibifu wa nyaraka zisizo na maana zinaibuka. Inabakia kuamua ni nini kinaweza kuharibiwa na nini bado kinahitaji kuhifadhiwa.
Maagizo
Hatua ya 1
Ili kusanikisha nyaraka, kwa kila hati iliyopokelewa kwa uhifadhi, ni muhimu kuamua kipindi cha kuhifadhi, baada ya hapo hati inaweza kuharibiwa bila hatari kwa shirika.
Tumia orodha iliyoidhinishwa ya nyaraka ambazo kipindi cha kuhifadhi kimewekwa na Rosarchiv. Hati kuu ambayo inapaswa kuongozwa na wakati wa kusanikisha nyaraka za aina hii ni "Orodha ya hati za kawaida za usimamizi zinazozalishwa katika shughuli za mashirika, zinaonyesha wakati wa kuhifadhi" (iliyoidhinishwa na Rosarchiv mnamo 06.10.2000)
Hatua ya 2
Pia soma orodha za hakiki za idara ambazo utahitaji kutumia ikiwa shirika lako liko chini ya sifa za idara (kwa mfano, kuna orodha za ukaguzi wa idara za jeshi, idara za benki, nk). Kwa aina za kawaida za mashirika, orodha za nyaraka pia zimeundwa (kwa mfano, kwa kampuni za hisa za pamoja).
Hatua ya 3
Nyaraka kadhaa zinapaswa kuhifadhiwa kulingana na mahususi yao, kwa mfano, nyaraka za ushuru zinahitajika kuhifadhiwa kwa kipindi cha angalau miaka 4, na taarifa za kifedha - angalau miaka 5.
Hatua ya 4
Matumizi ya orodha ndio njia rahisi zaidi ya kuandaa hati, kwani kuna kipindi wazi cha uhifadhi kwa kila aina ya nyaraka. Walakini, sio hati zote zinaweza kugawanywa katika orodha. Kwa hati zingine, kipindi cha kuhifadhi kinapaswa kuanzishwa na shirika lenyewe.
Ili kufikia mwisho huu, shirika, kwa agizo linalofaa, linaunda tume ya wataalam, ambayo mara kwa mara inachunguza thamani ya nyaraka, ikiamua vipindi vya uhifadhi na kuharibu nyaraka ambazo kipindi cha kuhifadhi kimemalizika au hakihitajiki. Ni muhimu kwamba tume ni pamoja na watu ambao wanaweza kuhesabu umuhimu wa waraka na hatari zinazowezekana kutokana na upotezaji wake.
