Meneja wa PR lazima ajuwe juu ya kazi yake. Hii inaelezea hitaji la kudumisha kumbukumbu za habari muhimu, ambazo huitwa nyaraka za waandishi wa habari au hati za media.
Jalada la meneja wa PR
Hati ya waandishi wa habari hukusanywa kwa vitu vyote muhimu vya habari, watu na hafla zinazoathiri moja kwa moja au sio moja kwa moja sifa ya shirika.
Ni sawa kuweka makabati tofauti ya kufungua kulingana na:
- hafla za kawaida na za wakati mmoja: maonyesho, semina, meza za pande zote, mikutano na chakula cha jioni cha biashara;
- watu muhimu, viongozi wa maoni, washirika wa msimamo wa shirika na wapinzani wake;
- mada mara kwa mara kufunikwa na PR-huduma. Ni muhimu kukusanya sio vifaa vya shirika tu, bali pia majibu ya umma, vifaa vya wahariri, maoni ya wataalam, n.k.
- vyombo vya habari vya tasnia na waandishi wa habari.
Hati ya waandishi wa habari, kama kumbukumbu yoyote, inapaswa kuwa msingi wa habari wenye nguvu ambao habari husasishwa mara kwa mara na habari mpya hukusanywa kwa bidii.
Mbinu ya kukusanya
Kwa upande wa kiufundi, jarida la waandishi wa habari linaweza kuchapishwa au elektroniki. Mara nyingi, kupunguza kazi kwenye jarida la waandishi wa habari, inaruhusiwa kuwa na chaguzi zote mbili za nyongeza.
Jarida la waandishi wa habari linajumuisha machapisho kwenye media, vifaa vya PR-huduma mwenyewe. Kwa watu, wasifu, picha, data ya kibinafsi (kwa idhini ya mtu), maelezo ya mawasiliano ya kibinafsi na simu za wasaidizi hutumiwa. Ni muhimu kukusanya jarida la waandishi wa habari kwa hafla kutoka kwa programu za hafla, maazimio, hati za washiriki na mawasiliano ya waandaaji.
Mahali maalum katika jarida la waandishi wa habari linachukuliwa na habari juu ya media na waandishi wa habari. Mtaalam wa PR lazima atoe maelezo ya kina ya kila media maalum, bila kujali ikiwa shirika linashirikiana na ofisi ya wahariri au la. Takwimu ghafi zinapaswa kujumuisha habari juu ya mzunguko (ikiwa ni chapisho la kuchapisha), mahudhurio (kwa rasilimali za mtandao), habari juu ya waanzilishi, Mkurugenzi Mtendaji, mhariri, na waandishi wa habari wa tasnia.
Tarehe za kuzaliwa kwa washirika wote wa media, bila kujali ni nafasi gani wanayo katika uongozi wa wahariri, haitakuwa ya kupita kiasi. Mfanyakazi wa kawaida na mkuu wa shirika la media atafurahi sawa ikiwa huduma ya PR ya shirika la urafiki inawapongeza kwa kadi ndogo ya posta au bouquet ya maua. Habari juu ya waandishi wa habari ni bora tu kwa uwezo wa habari wa shirika. Ikiwa huduma ya PR imeandaa na kukabidhi kwa mwandishi mchambuzi juu ya shirika kwa utayarishaji wa nyenzo hiyo, unapaswa kuacha alama juu ya hii kwenye jarida la waandishi wa habari. Hii itafanya iwe rahisi kujua mahali pa kuanza kwa ufahamu kati ya wenzako na mawasiliano mara kwa mara.
Kujazwa kwa jarida la waandishi wa habari linahusiana moja kwa moja na kiwango ambacho huduma ya PR inachambua kwa uangalifu vyombo vya habari. Mara tu nakala mpya inapoonekana kwenye mada karibu na shughuli za shirika la meneja wa PR, lazima iingizwe kwenye jarida la waandishi wa habari. Unapaswa pia kufanya na hadithi za video, safu za mwandishi, rekodi za wanablogu wenye mamlaka, na habari zingine.
Ufikiaji wa jarida la waandishi wa habari
Ikiwa jarida la waandishi wa habari linaundwa kwa muda mrefu, basi mara nyingi, pamoja na habari kutoka kwa vyanzo wazi, mtu anayeitwa mtu wa ndani anaonekana ndani yake. Habari ya ndani kawaida huitwa habari iliyopokelewa kutoka kwa vyanzo visivyo rasmi ambavyo bado havijathibitishwa hadharani. Wawakilishi rasmi wa mashirika wanaweza kuweka habari kama hiyo katika hali ya "hakuna maoni" kwa muda mrefu, kwa hivyo, mara moja kwenye jarida la waandishi wa habari, meneja wa PR lazima akumbuke hitaji la kuzuia upatikanaji wa jalada kwa mtu wa tatu.
Kichocheo kingine cha kuzuia ufikiaji wa hati za waandishi wa habari ni data ya kibinafsi, ambayo mara nyingi huongezewa na habari juu ya watu. Ni muhimu kukumbuka hii wakati unawasiliana na wafanyikazi wengine wa shirika, PR-wataalam wa mashirika mengine na watu wengine wanaopenda. Jarida la waandishi wa habari limetengenezwa haswa kwa matumizi ya ndani ya shirika.
Hii pia inaelezea hitaji la kusanikisha mifumo ya usalama ya ziada kuzuia kuvuja kwa habari. Ni muhimu kukusanya vifaa vya karatasi kwenye folda, ufikiaji ambao unapaswa kuwa mdogo sana. Hifadhidata ya kielektroniki inapaswa kupatikana kwa wafanyikazi wa idara ya PR, kwa ombi - kwa usimamizi wa shirika, lakini imefungwa kwa habari anuwai ya ushirika.
