Katika enzi ya idadi kubwa ya programu za kutengeneza orodha za kufanya, watu wengi bado wanapendelea toleo la karatasi la orodha kama hizi za ToDo, lakini, kama sheria, wanakabiliwa na shida kadhaa kwa sababu ya uundaji sahihi wa majukumu.
Wakati wa kufanya orodha nyingine ya mambo ya kufanya wakati wa mchana, watu wanakabiliwa na shida mbili. Katika kesi ya kwanza, wanaelezea kazi hiyo kwa ufupi sana, wakiacha hata maelezo muhimu. Katika kesi ya pili, maelezo hayo yanaelezewa kwa undani, yamejaa maelezo, lakini kiini cha kazi kinatoroka. Kwa hivyo unapataje usawa kati ya ufupi na yaliyomo kwenye habari bora?
Jambo rahisi zaidi ni kujenga mgawanyiko kana kwamba haukuiandikia wewe mwenyewe, bali kwa mtu unayemjua. Maelezo yanapaswa kuwa mafupi na ya kueleweka. Wakati wa kuweka kazi, tulikuwa na mawazo kamili yanayohusiana na kazi hii, na kama matokeo ya maelezo ya kina sana au mafupi sana, maana hiyo haipatikani kwetu - baada ya yote, tunasahau karibu kila kitu ambacho tulifikiria kwenye wakati wa kuweka kazi. Kufikiria juu ya uwakilishi wa kazi hukuruhusu kutatua shida hii.
Anza kufanya mazoezi ya kuweka shida sahihi sasa. Fikiria kazi ambayo unahitaji kuikamilisha kesho, na uiandike ili mtu mwingine aelewe mara moja kile kilicho hatarini. Taarifa ya shida inapaswa kuwa wazi, mafupi na ni pamoja na maelezo muhimu tu, ambayo ni ya lazima - kila kitu kingine kinaweza kupuuzwa. Kwa kuongezea, tofauti fulani ya kazi itakuruhusu usijisikie umefungwa kwa mfumo mgumu, ambao unachukua jukumu muhimu la kisaikolojia.
