Uamuzi wa mkutano wowote ni wa kisheria tu ikiwa umewekwa rasmi katika dakika. Dakika za mikutano ya wazazi, mikutano ya wamiliki wa nyumba au wanahisa, kwa kweli, hutofautiana katika yaliyomo, lakini mahitaji ya fomu kila wakati ni sawa.
Andika kwenye rasimu
Sio rahisi kila wakati kuandika kwenye kompyuta wakati wa mkutano, kwa hivyo dakika zinaweza kuandikwa kwenye rasimu kwanza. Habari zingine zinaweza kuingizwa kabla ya mkutano kuanza. Hapo juu andika neno "Dakika", hapo chini tu - jina la mkutano na tarehe. Hata chini kushoto, andika neno "Ulihudhuria." Ikiwa uamuzi unatarajiwa kufanywa na orodha ya watu waliohitimu au rahisi, onyesha ni watu wangapi walipaswa kuwapo. Hii ni muhimu, kwa mfano, linapokuja mkutano wa wamiliki wa nyumba ambao lazima waamue juu ya jinsi ya kusimamia nyumba, kukusanya pesa kwa matengenezo makubwa, n.k. Andika ajenda yako hapa chini. Ikiwa una nia ya kujadili maswala ambayo bado hujui kuhusu, ongeza kipengee "Miscellaneous". Katika hali nyingine, kikomo cha muda kinapaswa kutajwa.
Baada ya mkutano kuanza
Andika ni watu wangapi waliopo na ni wangapi wanapaswa kuwa. Chini ya ajenda, andika neno "Usikilize" na uweke koloni. Andika maswali, majina ya wasemaji na muhtasari wa hotuba hizo, nukta kwa hatua. Wasemaji wanaweza kuulizwa kuwasilisha hotuba zao mapema. Rekodi kwenye dakika maswali ambayo aliuliza kila mtangazaji na majibu. Kama suluhisho, zinaweza kuingizwa baada ya kila swali au kama kizuizi kimoja chini ya itifaki. Hakikisha kuonyesha ni watu wangapi walipiga kura "kwa", "dhidi ya", ni wangapi waliokataa. Chini ya maamuzi, andika majina ya mwenyekiti na katibu, na uweke tarehe. Katika hali nyingine, inahitajika kuonyesha majina ya washiriki wote wa halmashauri.
Andika maandishi kwenye kompyuta
Wakati wa kuandika kwenye kompyuta, katibu kawaida hubadilisha maandishi. Jaribu kuihariri ili isivunje maana. Hii ni kweli haswa kwa maamuzi. Hakuna fomu sare ya usajili wa itifaki, lakini sheria zifuatazo kawaida hutumika:
- maandishi yamechapishwa kwa saizi ya alama 14 na vipindi moja au moja na nusu;
- mpangilio wa maandishi kuu - pande zote mbili;
- mpangilio wa kichwa - katikati, idadi ya waliohudhuria - kulia;
- aya zinaanza na laini nyekundu.
Chapa maandishi, usisahau kuacha nafasi kwa saini za mwenyekiti na katibu, na vile vile kuweka nakala za saini. Weka tarehe chini. Chapisha dakika na wacha mwenyekiti na katibu watie saini. Kuna visa wakati mkutano unafanyika bila kuwapo. Katika kesi hii, maandishi ya hotuba hayajaandikwa. Protokali iliyobaki imeundwa kwa njia ile ile.
