Kazi ya ofisi iliyopangwa kwa usahihi ni moja ya vifaa vya kufanikiwa kwa biashara yoyote (hata ndogo). Kwa kweli, hisia ya kwanza ya washirika wa biashara inategemea jinsi hati kuu (maagizo, maagizo, barua, n.k.) zinavyoundwa. Ni muhimu pia jinsi mtiririko wa nyaraka zinazoingia, zinazotoka na za ndani hupita haraka.
Maagizo
Hatua ya 1
Mfanyakazi maalum anapaswa kuwajibika kwa mtiririko wa kazi kwenye biashara. Ikiwa biashara sio kubwa sana, ni katibu, katibu msaidizi. Ikiwa shirika linajumuisha sehemu zaidi ya moja (haswa ikiwa zina maeneo tofauti ya eneo), huduma ya taasisi ya elimu ya mapema imepangwa (nyaraka msaada wa usimamizi).
Ndio ambao huendeleza maagizo ya kampuni kwa kazi ya ofisi, kuibadilisha, na kufanya mabadiliko. Wakati wa kuandaa waraka, unaweza kuchukua "Kanuni za Kazi ya Ofisi katika Miili ya Watendaji wa Shirikisho" kama msingi.
Hatua ya 2
Hii ni hatua muhimu, muhimu, kwa sababu baada ya idhini ya maagizo ya kazi ya ofisi, hati katika biashara lazima zilingane na mtindo fulani:
- eneo la maelezo (longitudinal, angular);
- font ya ushirika;
- fomati (saizi ya karatasi, indents).
Kwa kuongezea aina za biashara, maagizo yanapaswa kuonyesha maswala kama shirika la usajili wa hati zinazoingia / zinazotoka; shirika la udhibiti wa utekelezaji wa nyaraka na maamuzi yaliyochukuliwa; kuandaa na kuhamisha nyaraka kwenye kumbukumbu, nk.
Hatua ya 3
Uundaji wa folda ambazo nyaraka za somo fulani zimewasilishwa zinapaswa kufanywa kulingana na jina la majina. Inatengenezwa na mtu anayehusika na utunzaji wa rekodi, kwa msingi wa "Orodha ya hati za usimamizi wa kawaida zinazozalishwa katika shughuli za shirika, ikionyesha wakati wa kuhifadhi."
Hatua ya 4
Kwa sababu ya ukweli kwamba kazi juu ya ukuzaji wa nomenclature ya kesi ni kubwa, inahitaji maarifa mengi, ni sahihi kuandaa kazi juu yake na ushiriki wa wawakilishi wa huduma na idara za kibinafsi. Wanachora orodha za kesi (pia zinaonyesha vipindi vya uhifadhi), ambazo hutengenezwa katika huduma au idara, na taasisi ya elimu ya mapema hufanya muhtasari wa majina ya biashara.
Hatua ya 5
Ili kuwezesha kazi na nyaraka, idadi kubwa ya biashara hutumia mfumo wa elektroniki wa usimamizi wa hati (EDMS). Inawezekana kuchagua EDMS inayofanya kazi kwa ufanisi kwa biashara yoyote (na idadi ya wafanyikazi 7 au 2000). Ufanisi zaidi kwa suala la uwiano wa bei / ubora leo ni mifumo kama "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Lakini hata kama biashara yako bado haiwezi kununua EDMS, mipango ya kawaida ya Ofisi ya Microsoft itakusaidia. Kutumia njia za kawaida za Neno, Excel, PowerPoint, inawezekana kupanga muundo wa nyaraka kulingana na mahitaji ya kitambulisho cha ushirika, kuanzisha mtiririko wa hati za elektroniki.
