Katika mchakato wa kazi, wakuu wa mashirika lazima watunze kumbukumbu. Hii ni pamoja na wafanyikazi, uhasibu, na uhasibu wa ushuru. Ni rahisi kuelewa kwamba hii inamaanisha kiasi kikubwa cha usalama na, kwa hivyo, habari. Ili kuzuia kuchanganyikiwa katika data, inahitajika kupanga kwa usahihi utunzaji wa nyaraka.
Maagizo
Hatua ya 1
Ikiwa shirika ni kubwa, inashauriwa kuajiri mfanyakazi kwa kila tovuti. Wacha tuseme kwamba mfanyakazi mmoja anahitajika kurekodi nyaraka za wafanyikazi, mwingine au hata kadhaa zinahitajika kwa uhasibu. Katika maelezo ya kazi, sema wazi majukumu ya kila mtu anayefanya kazi katika jimbo lako. Kwanza kabisa, ni pamoja na kifungu cha jinsi ya kuweka rekodi.
Hatua ya 2
Ikiwa unataka kuokoa pesa, unaweza kuweka nyaraka mwenyewe. Kwa rekodi za wafanyikazi, nunua folda kadhaa na daftari. Folda zitahitajika kupanga hati za kikundi. Kwa mfano, unaweza kufanya folda kwa wafanyikazi ambao sasa wanafanya kazi katika shirika; folda nyingine inahitajika kwa kumbukumbu. Ili iwe rahisi kupata habari, andika data hiyo kwenye daftari. Tuseme waliajiri mfanyakazi. Katika daftari, andika habari fupi juu yake, pia onyesha folda ambayo unaweza kupata data ya kina zaidi.
Hatua ya 3
Hakikisha kukaa karibu na hati zilizosasishwa. Kwa kila mfanyakazi, lazima utoe kadi ya kibinafsi, ingiza habari zote kuhusu kazi hapa. Kwa mfano, mfanyakazi alienda likizo, andika habari hii kwenye kadi. Lazima pia ujaze karatasi ya kila mwezi.
Hatua ya 4
Uhasibu ni ngumu zaidi na inachukua muda mwingi. Ili kuifanya, unahitaji maarifa maalum. Hakikisha kufuata mabadiliko katika sheria. Nyaraka lazima ziwe kwenye folda ("Mikataba", "Benki", "Kitabu cha Fedha", "Ankara zilizotolewa", "Ankara zilizopokelewa", "Ripoti za mapema", n.k.). Nyaraka zote zinapaswa kupangwa kwa mpangilio. Utalazimika kuhesabu, kushona na kuthibitisha kumbukumbu zingine na muhuri na saini. Nyaraka kama hizo ni pamoja na kitabu cha pesa, kitabu cha mauzo, ununuzi, na zingine.
