Usimamizi wa wakati ni sheria za kujipanga kwa kutanguliza orodha za kufanya. Kuna njia tofauti za kujipanga, na hutegemea wewe ni nani: kiongozi, muigizaji, au msimamizi wa "kiwango cha kati". Nakala hii itazingatia usimamizi wa wakati kwa watendaji.
Kiongozi, mfanyabiashara huru, anayejitegemea anafanya maamuzi na anabeba jukumu la kibinafsi kwao, kwa hivyo ni muhimu kwake kuweka vipaumbele, kuweka malengo na kuweza kupeana kile kisichohitaji ushiriki wake wa kibinafsi.
Mbinu za usimamizi wa muda kwa meneja:
Mfumo ABC
Mkusanyiko wa orodha ya kufanya. Kipaumbele mambo ni muhimu sana. Kipaumbele "B" ni muhimu tu, halafu "C" sio mambo muhimu. Kazi zote kutoka kwenye orodha hufanywa kwa utaratibu wa kipaumbele na huwezi kuendelea na kikundi kinachofuata hadi ukamilishe kazi kutoka kwa ile iliyotangulia. Na orodha hii ya kufanya mwishoni mwa siku au siku inayofuata, ni rahisi kuchambua ni muda gani uliotumika kutumia vitu muhimu zaidi na ni muda gani uliopotea kwa wengine. Mfumo wa ABC ni mzuri kwa upangaji wa kila siku.
Matrix ya Eisenhower
Kiini cha tumbo hili ni kwamba shughuli na shughuli zimegawanywa katika vikundi vifuatavyo:
- "Haraka na Muhimu". Wanahitaji kufanywa kwanza.
- "Muhimu lakini sio ya haraka." Hizi ni hati na miradi inayotukuza, ambayo tunaweza kukuza. Unahitaji kufanya vitu kama hivyo kwa utaratibu, zinachukua muda mwingi. Inawezekana kupata wasiwasi kutoka kwa jambo muhimu lakini sio la dharura tu kwa jambo la haraka na muhimu (1).
- "Haraka lakini sio muhimu." Hii ndio yote ambayo hututenganisha na mambo muhimu. Kesi kama hizo hazituletei faida yoyote; utekelezaji wake lazima uwakilishwe iwezekanavyo.
- "Sio ya haraka na isiyo muhimu." Ni bora kutofanya mambo kama haya mpaka yawe "ya haraka na muhimu" au "muhimu lakini sio ya haraka."
Matrix ya Eisenhower inafaa kwa kupanga siku au mwezi.
Ujanja mwingine wa usimamizi wa wakati wa kichwa -
Matrix ya Boston
Inatumia vigezo viwili:
- Faida (Je! Biashara ina faida sasa hivi?);
- Mtazamo (Je! Kesi inaahidi?). Hii inamaanisha kuwa hakuna faida ya haraka kutoka kwa mradi huo, lakini inawezekana katika siku zijazo.
Na, kulingana na majibu ya maswali haya, miradi imegawanywa katika vikundi:
- Mradi ambao una faida na unaendelea ni jamii ya Nyota.
- Mradi ambao unahitaji kazi nyingi kwa faida ya baadaye ni kitengo cha Tatizo la Mtoto. Labda hakutakuwa na maana katika siku zijazo kutoka kwa "Mtoto Mgumu", lakini ikiwa kila kitu kitafanya kazi, ataleta matokeo mazuri na kuwa "Nyota" mpya.
- Miradi inayoleta faida, lakini haina matarajio - "Ng'ombe wa Fedha".
- Miradi - "Mbwa". Miradi hii inachukua juhudi nyingi, lakini haina chaguzi za maendeleo na haileti faida.
Kufuatia kanuni ya tumbo la Boston, tahadhari kuu inapaswa kulipwa kwa miradi - "Nyota", kutoka kwa "Mbwa" tunakataa kabisa. Ikiwa "Mtoto mgumu" anakuwa "Mbwa", anapaswa pia kuachwa. Miradi ya Ng'ombe za Fedha hupokea umakini kama inavyohitaji, lakini sio zaidi. Ng'ombe wa pesa pia wanaweza kuwa Mbwa na kuwatibu ipasavyo.
