Nyaraka zote za shirika lazima zihifadhiwe kwenye kumbukumbu. Kwa mfano, Kanuni ya Ushuru inasema kwamba hati za msingi, karatasi zinazothibitisha malipo ya ushuru, na zingine lazima zilindwe kwa miaka minne. Lakini pia kuna hati kama hizo ambazo zinaweza kuharibiwa baada ya mwaka, kwa mfano, ratiba za likizo. Utoaji unapaswa kufanywa baada ya kitendo hicho kutolewa.
Maagizo
Hatua ya 1
Kwanza, inapaswa kuzingatiwa kuwa nyaraka ambazo "zimetimiza kusudi lao" zinaweza kuingia katika tendo ikiwa tu kipindi kilimalizika kabla ya Januari 1 ya mwaka wakati karatasi kama hiyo imechorwa, ambayo ni kwamba hati za 2010 zinapaswa kuingizwa kitendo tu mnamo 2016.
Hatua ya 2
Kabla ya kuandaa kitendo na kuharibu nyaraka, andika hesabu ambazo zinapaswa kupitishwa na mkuu wa shirika na kuandaa itifaki.
Hatua ya 3
Inashauriwa kuandaa kitendo kwa njia ya meza. Kona ya juu kulia, taja maelezo ya shirika. Kisha andika "Ninakubali" kwa herufi kubwa hapa chini, katika mstari wa kawaida, onyesha msimamo hapa chini (meneja, mkurugenzi mkuu, n.k.), kisha jina la jina na herufi za kwanza. Taja tarehe ya kuchora kitendo hata chini.
Hatua ya 4
Baada ya hapo, onyesha kusudi, kwa mfano, kuonyesha nyaraka zilizokwisha muda wa uharibifu. Ifuatayo, orodhesha sababu, kwa mfano, "kulingana na orodha ya hati za kawaida za shirika …"
Hatua ya 5
Chini ni sehemu ya tabular, ambayo ina nguzo nane. Ya kwanza ni nambari ya serial. Ya pili ni jina la waraka huo, kwa mfano, ratiba za likizo au mawasiliano kuhusu kazi na wafanyikazi. Ya tatu ni tarehe za mwisho, ambayo ni, tarehe ambazo zimeonyeshwa kwenye hati mwisho, kwa mfano, ratiba ya likizo inaisha mnamo 2010, kwa hivyo unahitaji kuandika "2010". Sio lazima ueleze mwezi hapa.
Hatua ya 6
Ifuatayo inakuja safu na nambari za hesabu, ikiwa hazipo, basi unaweza kuweka vitone. Kisha weka faharisi ya kesi kulingana na nomenclature, kwa mfano, grafu 05-20, ambapo 05 ni faharisi ya idara, na nambari mbili za pili ni nambari ya kawaida ya kesi hiyo.
Hatua ya 7
Baada ya hapo, onyesha idadi ya vitengo vya uhifadhi, kwa mfano, grafu inaweza kuwa katika nakala moja, lakini mawasiliano na muafaka iko katika wingi. Kisha jaza sanduku na vipindi vya kuhifadhi kulingana na kitabu cha kumbukumbu. Mwishoni, ikiwa ni lazima, jaza safu ya "kumbuka".
Hatua ya 8
Baada ya sehemu ya maandishi, andika kwamba hesabu zinapatikana na kupitishwa na itifaki ya kichwa inayoonyesha idadi na tarehe ya mkusanyiko wake.
Hatua ya 9
Ifuatayo, muhtasari jumla, ambayo imeonyeshwa kwa idadi ya vitu vya hati zilizo tayari kuharibiwa, kwa mfano, katika kipindi cha 2006-2010, vitu 234 viliharibiwa.
Hatua ya 10
Kisha meneja huangalia data zote tena na kusaini hati hiyo.
