Wakati wa kuandaa maagizo ya wafanyikazi, inahitajika kulipa kipaumbele kwa umuhimu wao wa kisheria. Ili kujifunga kisheria, lazima ziwe na maelezo kadhaa muhimu, pamoja na faharisi ya usajili au, kwa maneno mengine, nambari ya hati. Sheria za kusajili maagizo zimedhamiriwa na hati ya mahali hapo ya taasisi hiyo, lakini pia kuna sheria za jumla.
Maagizo
Hatua ya 1
Nambari ya mlolongo wa agizo la wafanyikazi pia ni nambari yake ya usajili (index). Kuhesabiwa kwa maagizo yote (maagizo) kwa wafanyikazi inapaswa kuwekwa wakati wa mwaka wa ofisi kando kwa kila kikundi cha hati za kiutawala katika fomu maalum za usajili.
Mwaka wa biashara kawaida huambatana na mwaka wa kalenda (Januari 1 - Desemba 31). Lakini kuna tofauti, kwa mfano, taasisi za utamaduni, elimu, nk, ambayo mwaka wa ofisi huanza mnamo Septemba 1.
Hatua ya 2
Kuanza, tofautisha maagizo yote katika vikundi tofauti. Gawanya karatasi kulingana na maisha yao ya rafu kwenye nyaraka za uhifadhi wa muda mrefu na nyaraka za uhifadhi wa muda mfupi.
Katika mashirika makubwa yaliyo na idadi kubwa ya wafanyikazi, kwa urahisi, chagua vikundi kadhaa kwenye somo linalofanana ndani ya safu ya maagizo na kipindi sawa cha uhifadhi.
Kwa mfano, nyaraka za uhifadhi wa muda mrefu zinaweza kugawanywa katika vikundi: maagizo ya kuingia, maagizo ya kufukuzwa, maagizo ya uhamisho. Na karatasi za uhifadhi wa muda mfupi zinaweza kutofautishwa kwa safu: maagizo ya likizo, maagizo ya safari za biashara.
Katika mashirika yaliyo na idadi kubwa sana ya wafanyikazi, wakati mwingine ni muhimu kukuza majina ya maagizo ya kila kikundi cha wafanyikazi.
Hatua ya 3
Zaidi, sajili kila moja ya vikundi hivi vya maagizo kwa wafanyikazi katika fomu maalum. Kama fomu ya usajili, unaweza kutumia jarida, usajili na kadi za kudhibiti au mfumo wa usimamizi wa hati za elektroniki. Kila moja ya fomu hizi ina faida na hasara.
Kadi za usajili na udhibiti na makabati ya elektroniki ya kufungua, ambayo kawaida hufanya nakala, ni rahisi zaidi kwa kuandaa na kutafuta. Magogo hutoa habari zaidi usalama.
Fomu za usajili hazina kiwango kali, lakini kawaida huwa na habari ifuatayo:
- tarehe;
- nambari ya serial ya agizo;
- ni nani aliyesaini (nafasi, jina);
- muhtasari wa agizo;
- msingi;
- mwigizaji.
Hatua ya 4
Sasa, kwa kuagiza maagizo kwa fremu, unahitaji tu kutazama kwenye jarida linalolingana na kupeana faharisi inayofuata kwa waraka.
