Etiquette ni dhana anuwai, kuna sheria za tabia katika jamii, mezani au mahali pa umma. Kuna pia kitu kama adabu ya biashara, haswa, adabu ya uandishi wa biashara. Sifa ya kampuni hiyo inategemea sana jinsi mawasiliano na wateja, wafanyikazi na washirika hufanywa.
Kanuni za jumla za mawasiliano ya biashara
Hotuba ya maandishi ni tofauti sana na ya mdomo, haswa mawasiliano ya biashara. Ukweli wa kisasa ni kwamba uandishi unazidi kumaanisha ujumbe wa barua pepe, badala ya ujumbe kwenye karatasi.
Linapokuja mazungumzo ya biashara na washirika, juu ya ujumbe wowote unaohusiana na wakati wa biashara, barua pepe ndiyo chaguo bora zaidi ya kuhamisha habari. Walakini, kuandika mwaliko, asante au barua za pongezi hufanywa kwenye karatasi.
Inachukuliwa kama mazoezi mazuri kutumia karatasi bora, na ikiwezekana kichwa cha barua na nembo ya shirika. Ni bora kupeleka barua muhimu au mialiko kwa hafla maalum kwa barua au barua iliyosajiliwa. Ujumbe kwenye karatasi nzuri ya hali ya juu unaonekana kuwa thabiti na huongeza kiwango cha kampuni.
Katika mawasiliano ya biashara, usahihi, kusoma na kuandika na usahihi wa ujumbe ni muhimu. Mhemko uliopitiliza, mazoea, matamshi ya kukera, pamoja na urefu na utata wa uwasilishaji hairuhusiwi.
Ni muhimu kupanga maandishi, kuweka lafudhi kwa usahihi na alama za uakifishaji ili mpokeaji awe wazi juu ya barua hiyo ni nini haswa.
Kwa mtindo wa mawasiliano, ni bora kuepusha misemo ya maua, sentensi ngumu za viwango anuwai na maneno yasiyo ya lazima. Wingi wa nguo za kitaalam katika mawasiliano ya biashara inaruhusiwa.
Kwa uwazi, unaweza kuongeza chati, michoro au meza kwa maandishi.
Haikubaliki kutumia hisia na picha katika mawasiliano ya biashara. Hakikisha uangalie maandishi kwa makosa na typos kabla ya kutuma.
Sheria za kubuni barua za biashara
Barua ya biashara iliyoandikwa vizuri lazima iwe na muundo wazi. Hakuna kiwango kimoja, lakini kuna sheria za muundo wa jumla.
Barua ya biashara ina kichwa, salamu, yaliyomo (msingi), kuaga, saini na maelezo ya shirika linalotuma.
"Kichwa" cha barua kawaida huwa na jina la shirika, nembo, anwani na anwani za mawasiliano (simu, barua pepe, faksi).
Pia, aina ya shughuli ya kampuni na majina ya mameneja yanaweza kutajwa kwenye kichwa.
Kofia mara nyingi huchapishwa katikati ya karatasi, wakati mwingine inaruhusiwa kuwa iko kwenye kona ya juu.
Kampuni yenye sifa nzuri inapaswa kuwa na kichwa chake cha barua. Pia, barua pepe zinapaswa kuwa na fomu, hii inalipa shirika uimara.
Katika sehemu ya kukaribisha, unaweza kuandika "Habari za mchana" au "Hujambo" ikiwa ujumbe sio wa tabia kali ya watu. Katika barua wazi ya biashara, ilani au nyaraka zingine za biashara, itakuwa sahihi zaidi kushughulikia mara moja nyongeza kwa jina na patronymic.
Jambo muhimu zaidi katika mawasiliano ya biashara ni yaliyomo kuu ya barua - msingi.
Sehemu hii ina mzigo mkubwa wa habari, ni ndani yake kwamba kusudi la rufaa linafunuliwa.
Kunaweza kuwa na sababu kadhaa za kuwasiliana, mtawaliwa, uwasilishaji wa kila nyanja unapaswa kuanza na aya tofauti. Kuunda mwili kuu wa barua ni muhimu kutofautisha mada na kuelewa habari zaidi.
Mifano ya aya ni pamoja na vishazi vifuatavyo: "tunakuuliza", "fahamisha", "toa kwa kuzingatia" na zingine.
Inafaa kukumbuka kuwa pia kuna muundo ndani ya mambo.
Mtumaji wa barua ya biashara anahitaji kuhalalisha umuhimu wa ombi, kufunua yaliyomo kuu na kuelezea matokeo yanayotarajiwa ikiwa kuna jibu chanya.
Njia za hotuba ya moja kwa moja hazitumiwi sana katika barua za biashara. Kusudi kuu la kifungu cha mwisho ni kuonyesha heshima kwa mtazamaji na ushuru wa kawaida kwa adabu. Mifano ya misemo ya kufunga: "matakwa mema", "bora", "asante mapema kwa jibu lako" na wengine.
Saini ya kibinafsi lazima iwe mwisho wa barua. Jina, majina ya kwanza na nafasi ya mtumaji kawaida huonyeshwa, pamoja na nambari za simu za mawasiliano.
Kampuni kubwa hutumia saini za elektroniki. Hii ni faili maalum iliyo na saini ya maandishi ambayo imewekwa moja kwa moja mwishoni mwa kila herufi. Saini ya elektroniki haipaswi kuzidi mistari mitano hadi sita na kuzidi herufi sabini.
Muundo huu wa muundo unatumika pia kwa barua za uendelezaji, barua za kufunika, na barua za asante, na vile vile notisi, taarifa, madai na maonyo.
Wakati wa kutuma habari nyingi, msaada mfupi umeandikwa katika mwili wa barua hiyo, na kifurushi kikuu kimeundwa kama kiambatisho tofauti. Ikiwa kiambatisho "kina uzito" sana, unapaswa kuonya mpokeaji juu ya hii katika barua ya kifuniko kwenye maandishi ya chapisho.
Jibu barua ya biashara
Kulingana na sheria za adabu ya biashara, jibu kwa barua haipaswi kucheleweshwa kwa zaidi ya siku mbili hadi tatu. Ikiwa muda mrefu unahitajika kwa majibu kwa sababu ya sababu kadhaa, mjulishe mtumaji juu yake, hii inachukuliwa kuwa fomu nzuri na inaongeza uaminifu kwa kampuni.
Kumbuka jambo kuu - unahitaji kujibu barua pepe zote za biashara, isipokuwa barua taka dhahiri.
Wakati wa kujibu barua za biashara, fomula za kawaida za hotuba hutumiwa mara nyingi:
- "Tunasikitika kukujulisha …";
- "Asante kwa …";
- "Tunakualika kwa raha …";
- "Tunakukumbusha …";
- "Kulingana na ombi lako, tunaarifu …" na wengine.
Kwa urahisi, unaweza kuunda faili tofauti na mifumo sawa ya hotuba. Kugeukia nafasi zilizoachwa wazi, utasaidia sana na kuharakisha uandishi wa barua za biashara.
Ikiwa barua ni muhimu na unahitaji kujua kwa hakika kuwa imewasilishwa kwa mwandikiwa, agiza uwasilishaji na mjumbe au toa barua iliyosajiliwa (chapisho la Urusi). Barua pepe ina kipengele cha "Ilani Iliyopokelewa" ambayo hukutumia kiotomatiki uthibitisho kwamba ujumbe wako umetazamwa.
Ikiwa hakuna jibu kwa barua hiyo, kulingana na adabu, unaweza kupiga simu ya ziada ili kufafanua hali hiyo na mawasiliano.
Aina za mawasiliano ya biashara
Hapo awali, kuna aina mbili za mawasiliano ya biashara: ndani na nje. Mawasiliano ya nje ni barua iliyotumwa kwa mpokeaji wa mtu wa tatu, wakati mawasiliano ya ndani hutumiwa ndani ya mipaka ya kampuni moja.
Barua za biashara, kulingana na kusudi lao lililokusudiwa, zimegawanywa katika: maombi, majarida, matangazo, maswali, mapendekezo, mapendekezo, vikumbusho, madai, mialiko na zingine.
Barua - ujumbe una habari ambayo mtu anayetazamwa anahitaji kufanya kazi zozote katika mfumo wa sababu ya kawaida. Habari kama hiyo ni muhimu na muhimu kwa mpokeaji na mtumaji.
Maombi - aina ya mawasiliano ya biashara ambayo inajumuisha kutuma ombi kwa kusudi la kupata habari au huduma. Kwa mfano, programu ya kushiriki katika hafla.
Ombi - ombi lililoandikwa kupata habari ya kupendeza. Ombi linaweza kuwa rasmi na la kisheria.
Barua ya kutoa kawaida hutoa ushirikiano au huduma maalum na mapendekezo ya kibiashara. Kawaida, barua kama hizo hupelekwa kwa anwani kadhaa mara moja; kutuma barua kwa wingi kunaweza kutumika.
Mwaliko - barua ya kibinafsi ya mwaliko kwa mkutano au hafla ya gala. Katika muundo wa mawasiliano kama hayo, matumizi ya fomu maalum za likizo au kadi za posta zinaruhusiwa. Jambo kuu ni kutamka wazi jina la hafla, anwani, wakati na mahali pa mkutano.
Barua ya ukumbusho ni ujumbe kuhusu kutimizwa kwa majukumu yoyote: ulipaji wa deni, utoaji wa ripoti, ukumbusho wa mkutano, na wengine.
Ikiwa moja ya vyama haikutimiza masharti ya kandarasi au ilikiuka makubaliano, mtu aliyejeruhiwa anaweza kutuma madai. Kipengele tofauti cha barua - madai - ni uwepo wa maelezo ya kina ya hali zilizokiukwa, habari juu ya tathmini ya uharibifu, madai ya fidia ya hasara au kuondoa ukiukaji uliotambuliwa. Mara nyingi mawasiliano haya huongezewa na nakala za nyaraka, picha na vyeti vya kukubalika.
Katika barua za mapendekezo, mtu wa tatu au kampuni hupimwa na sifa zao hutolewa. Ujumbe kama huo huwa kawaida wakati wa kuomba nafasi mpya.
Makala ya barua pepe ya biashara
Siku hizi, asilimia kubwa ya barua za biashara zinatumwa kwa barua-pepe, kwa hivyo sheria za adabu za biashara pia zinaunda mahitaji ya kufanya mawasiliano ya biashara ya elektroniki.
Soma anwani ya mtumaji kwa uangalifu. Unapaswa kuarifiwa na ujumbe wenye anwani sawa za sanduku la barua: "kikombe" au "mini - bikini". Mbali na barua taka ya kawaida, ujumbe kutoka kwa anwani hizo unaweza kuwa na virusi.
Daima weka mada yako fupi na kwa uhakika.
Adili inaruhusu kunukuu ujumbe wa asili ili mpokeaji aelewe mara moja kilicho hatarini.
Inaruhusiwa kushikamana na vifaa vya ziada kwenye kiambatisho.
Kujua na kutumia sheria za adabu katika uwanja wa mawasiliano ya biashara husaidia mtumaji kupata sifa nzuri na kuvutia washirika wapya.
