Agizo ni hati yenye umuhimu mkubwa wa vitendo. Inaonyesha hatua maalum: kuajiri na kumfukuza mfanyakazi, hatua za kinidhamu, hitaji la kuanzisha teknolojia mpya, na mengi zaidi. Karani lazima ahakikishe uhifadhi wa hati za aina hii na uwezo wa kupata haraka sahihi. Kwa hili, kila agizo limepewa nambari ya kitambulisho cha kipekee.
Muhimu
- - maagizo;
- - kitabu cha kumbukumbu;
- - maagizo juu ya usimamizi wa kumbukumbu za wafanyikazi;
- - folda 2 au 3.
Maagizo
Hatua ya 1
Fomu ya usajili wa maagizo haijasimamiwa kabisa na sheria. Kuna maagizo ya kawaida yaliyochapishwa na Rosarkhiv mnamo Novemba 27, 2000, ambayo inasema kwamba hesabu ya maagizo na wafanyikazi na shughuli kuu inapaswa kufanywa kando kati ya mwaka wa kalenda. Ikiwa unafanya kazi katika kampuni ndogo, ambapo katibu pia hufanya kazi ya karani, anza folda 3 na majarida 3 ya usajili.
Hatua ya 2
Chora maagizo ya kazi ya ofisi. Inaweza kuwa na vitu vichache tu. Onyesha ni maagizo yapi yanapaswa kuhifadhiwa kwa miaka 5, na yapi - 75. Andika ni amri zipi za biashara yako imegawanywa na jinsi umeamua kuziweka. Amri za shughuli kuu kawaida huhesabiwa na nambari inayofuatana, na maagizo ya wafanyikazi - na nambari na barua. Kwa mfano, nambari inaweza kuonekana kama "Agizo Na. 2-l / s" au "Agizo Na 2-k". Fikiria majina tofauti ya hati zilizo na maisha tofauti ya rafu. Kwa mfano, muda mfupi unaweza kutambuliwa kama wafanyikazi, na wa muda mrefu - kama wafanyikazi.
Hatua ya 3
Gawanya maagizo na wafanyikazi katika sehemu 2 na maisha ya rafu. Hati juu ya utoaji wa likizo ya kawaida au ya elimu, safari ya biashara ya muda mfupi, motisha na vikwazo vya nidhamu vinahifadhiwa kwa miaka 5. Fungua maagizo ya ajira, uhamishaji, kufukuzwa, safari ndefu za biashara na likizo ndefu kwenye folda nyingine. Andika jina la folda na tarehe ya kumalizika muda kwenye vifuniko vya wafungaji. Jaza maagizo ya shughuli kuu kando
Hatua ya 4
Katika kampuni kubwa, maagizo hutolewa na huduma tofauti. Nyaraka za shughuli kuu, kama sheria, huhifadhiwa na katibu, na kwa wafanyikazi - na idara ya wafanyikazi. Ipasavyo, kila moja ina folda yake na vitabu vyake vya uhasibu. Inatosha kwa mtaalamu wa HR kuanza vitabu 2 na folda 2, kugawanya nyaraka kulingana na vipindi vya utunzaji. Walakini, na mtiririko wa hati kubwa sana, kila folda mara nyingi hugawanywa kulingana na aina za maagizo. Ikiwa biashara yako imechukua mfumo tofauti wa uhifadhi, bado nambari za kuagiza kwa mpangilio katika safu ya kawaida na uzisajili kwenye jarida moja.
Hatua ya 5
Amri za shughuli kuu zinaweza kutumika sio kwa kampuni nzima, bali pia kwa mgawanyiko wa mtu binafsi. Tengeneza nambari kwa kila idara au idara. Inaweza kuwa barua au nambari. Usisahau kwamba uteuzi wa maagizo ya shughuli kuu inapaswa kutofautiana na ile inayokubalika katika usimamizi wa rekodi za wafanyikazi wa kampuni yako. Katika kesi hii, nambari huenda ndani ya safu ya jumla ya "shughuli kuu".
