Uhifadhi sahihi wa nyaraka utaepuka shida na kupata mikataba sahihi. Baada ya kutumia muda mfupi kufungua dhamana, utakuwa na hakika kwamba zile muhimu zitakuwa salama kila wakati.
Maagizo
Hatua ya 1
Ili kupata hati rahisi unayohitaji, fanya kitabu cha uhasibu. Toa kandarasi namba na uiingize kwenye daftari hili. Mbali na nambari ya serial, andika tarehe ambayo mkataba ulikamilishwa. Mstari katika jarida unapaswa kuonekana kama hii: 1. Mkataba Na. 987DL wa tarehe 23.03.2010. Pamoja, katika maelezo, onyesha kiini cha mkataba, ikiwa inahitajika na mtindo wa ushirika wa kuhifadhi kumbukumbu.
Hatua ya 2
Unda kwa kila taasisi ya kisheria, ikiwa kuna kadhaa katika shirika, rejista yake ya hati. Tumia alama za kawaida kuashiria. Kwa mfano, ingiza mikataba ya LLC "Picha za Mapenzi" kama 987ВК. Na mikataba kutoka OJSC "Murzilka" alama 987M. Hawawajui nambari madhubuti ili kuepuka kuchanganyikiwa.
Hatua ya 3
Ingiza mkataba kwenye folda tu baada ya kupita katika hatua zote za idhini, imesainiwa na wakurugenzi wa jumla wa pande zote mbili, na mihuri yote imewekwa. Chagua vifungo vya jalada gumu ili kuweka hati zako salama. Unda folda tofauti kwa kila taasisi ya kisheria.
Hatua ya 4
Kuingiza mkataba kwenye binder, ondoa kwa uangalifu kipande cha karatasi kinachounganisha shuka. Piga mashimo mapya na ngumi ya shimo. Ingiza hati kwenye folda na uihakikishe na tendrils za chuma. Tenga kandarasi moja kutoka kwa nyingine na karatasi tupu ya A4.
Hatua ya 5
Kuna njia nyingine ya kuhifadhi nyaraka. Nunua seti ya faili za uwazi. Weka kila kandarasi kwenye kifuniko tofauti na uihifadhi kwenye folda.
Hatua ya 6
Usiingize mikataba mingi kwenye folda moja - karatasi zinaweza kukunjamana. Binder inapaswa kufungwa kwa urahisi ili karatasi isiangalie.
Hatua ya 7
Tenga rafu tofauti kwenye rack ya kuhifadhi folda na nyaraka. Mwisho wa binder, onyesha mwaka na taasisi ya kisheria ambayo mikataba imeundwa. Kwa njia hii unaweza kupata mikataba unayohitaji, ikiwa inahitajika.
Hatua ya 8
Hakuna haja ya kuweka folda zilizo na hati zilizohitimishwa miaka mitatu hadi minne iliyopita. Ziweke kwenye masanduku ya kadibodi nyembamba, ukitia saini mwaka na taasisi ya kisheria inayomiliki mkataba. Tuma vifurushi kwenye ghala. Pata eneo la kuhifadhi kavu. Unyevu unaweza kuua dhamana.
