Unahitaji hati haraka, lakini hukumbuki ni wapi uliiweka? Leta utaratibu kwa maisha ya ofisi yako, panga kila kitu kwenye folda zilizohesabiwa - hii itafanya kazi yako iwe rahisi.
Tunaweka vitu kwa mpangilio kwenye majarida
Ikiwa kuna nyaraka chache na zinahusiana na eneo moja la maombi, zinahitaji kuwekwa mahali pamoja, ikiwezekana kwenye folda. Lakini, kama sheria, folda moja haitoshi, inapaswa kuwa na kadhaa. Kwa mfano, folda iliyo na nyaraka za kampuni, kwa barua, kwa mikataba na wasambazaji, n.k.
Pamoja na upanuzi wa biashara, idadi ya folda huongezeka. Unaweza kuhitaji sio moja, lakini rafu kadhaa kwao. Halafu wafanyikazi wataonekana ambao watakuwa na mtiririko wa hati zao na folda zao. Hiyo ni, sheria ya kwanza ya utaratibu ni usambazaji wa nyaraka kwenye folda za mada, ambazo zinapaswa kuwa kwenye rafu.
Sasa tasnia hiyo inazalisha trays zenye usawa na wima. Ni za vitendo sana, huchukua nafasi kidogo, zinafaa vizuri kwenye meza na hufanya iwezekane kuwa na hati zote za msingi na zinazotumiwa mara kwa mara, bila kuhitaji ununuzi wa fanicha mpya.
Usajili
Ikiwa kuna nyaraka nyingi, basi unaweza kufanya rejista maalum (jarida la usajili) kwao au kadhaa. Kwa mfano, magogo ya nyaraka zinazoingia na zinazotoka. Zina tarehe ya usajili na nambari ya hati inayoingia (inayotoka), yaliyomo mafupi na / au jina na mahali ambapo hati hiyo inatumwa (kwa idara gani, kwa afisa gani alikabidhiwa, ambayo imewekwa kwenye folda, n.k.).
Kwa sehemu au folda zote, ikiwa kuna nyaraka nyingi na folda nyingi zinazofanana (ndani ya maana), unaweza kuhitaji rejista ya nyaraka katika kila folda, ambayo ni orodha yao, ambayo imewekwa kiwandani au kwa namna fulani imeshikamana kwenye katikati ya folda. Kila hati inaweza kupewa nambari (ikiwa haikuwepo hapo awali) au toa yako mwenyewe. Basi hautahitaji kupekua hati zote, lakini angalia tu orodha yao, halafu chukua nambari inayofaa.
Weka hati kwenye folda, trays na rafu zinazofaa, anzisha kwa wakati, na utapata kila kitu haraka na kwa urahisi.
Kuweka mahali pa kazi nadhifu
Mahali pa kazi lazima kuwekwa kwa utaratibu. Jaribu kusafisha meza yako kila siku au angalau mara moja kila siku chache. Unaweza kuacha nyaraka zinazohitajika kwenye meza, kuweka zingine kwenye folda, kwenye trays na rafu, na ikiwa ulizichukua kutoka kwa mtu, basi zirudishe. Ila tu ukitoa, ni bora kukumbuka vizuri ni nani au hata kuiandika.
Na mwishowe. Mtu ambaye hati zake ziko kila wakati, hupatikana kwa urahisi na huletwa kwa wakati, kila wakati akiwa na msimamo mzuri na mamlaka. Tunakutakia hii kwa mioyo yetu yote.
