Katika ratiba ya kazi nyingi, inaweza kuwa ngumu kuchora wakati sio tu kwa chakula cha mchana, bali pia kwa kupumzika kwa dakika tano. Kufanya kazi katika hali ya dharura sio tu kusababisha uchovu wa mwili. Usumbufu wa kisaikolojia unaongezeka, ambayo inaweza kusababisha unyogovu. Ndio sababu inahitajika kupanga vizuri siku ya kufanya kazi ili kuweza kutekeleza majukumu bila juhudi kubwa.
Matrix ya Usimamizi wa Muda - Jinsi ya Kuijenga
Njia maarufu zaidi za kuboresha wakati wa kazi ni Matrix ya Eisenhower. Hili ndilo jambo la kwanza ambalo linafundishwa kutengeneza mafunzo ya usimamizi wa wakati. Katika jedwali rahisi la seli nne, kazi zimeandikwa, zikigawanywa na kipaumbele. Katika mraba wa juu kushoto - haraka na muhimu. Hii ni pamoja na utatuzi wa wakati mgumu wa kazi, shida za dharura, miradi ambayo muda wake unakaribia. Katika haki ya juu - muhimu, lakini sio mambo ya haraka sana. Hii ni kupanga miradi mpya, kutathmini ufanisi wa zile zilizokamilishwa, kazi za kila siku za sasa, kutambua maeneo mapya ya shughuli. Kiini cha chini kushoto - kazi ambazo sio muhimu sana, lakini haraka. Hii ni pamoja na mazungumzo ya simu, mikutano kadhaa, kuzingatia vifaa vya haraka, shughuli za kijamii. Na seli ya mwisho, chini kulia - sio muhimu na sio ya haraka. Hii ni kazi ya kawaida, simu zingine, burudani.
Siku inayofaa zaidi ya kufanya kazi inachukuliwa kuwa ile ambayo mraba wa juu wa kulia umejazwa kwa kiwango cha juu - na mambo ambayo ni muhimu, lakini sio ya haraka. Hii inamaanisha kuwa kuna wakati wa kumaliza kazi zote zilizopewa, kila kitu kinaenda kulingana na mpango, hakuna dharura inayotabiriwa. Ikiwa mraba wa juu kushoto umejaa, inamaanisha kuwa majukumu mengi yameahirishwa "kwa baadaye", na sasa lazima usafishe lundo lililokusanywa la mambo ya haraka na muhimu sana. Wakati huo huo, mambo yanajikusanya ambayo ni muhimu, lakini sio ya haraka, ambayo pia inahitaji kufanywa, lakini hakuna wakati wa hii. Na baada ya kukamilika kwa dharura, inayofuata huundwa kwa sababu ya ukweli kwamba kesi za zamani sio za dharura zilikaribia muda uliowekwa wa utekelezaji wao.
Ili kuzuia ukuzaji kama huo wa hafla, ni muhimu kukusanya tumbo la Eisenhower mara kwa mara, na sio siku ya kazi tu. Wasimamizi wenye ufanisi hufanya hivi mara kadhaa. Mwisho wa mwezi - ijayo, kusambaza kazi kuu kwa seli. Mwisho wa wiki - ijayo, kutawanya kazi ya sasa kwenye viwanja na kufanya marekebisho. Na kabla ya mwisho wa siku ya kufanya kazi - inayofuata, kuandaa mpango wa mambo ya msingi. Usambazaji kama huo wa majukumu utachukua dakika tano hadi kumi, na itakuruhusu usichukue akili zako juu ya mambo gani ya kufanya kwanza na yapi - baadaye.
Kuanguka mara kwa mara - ni nini cha kufanya?
Ikiwa mambo yanarundikana na kujilimbikiza, na masaa nane ya mfanyakazi hayatoshi kutekeleza majukumu yote, inafaa kuzingatia kupeana mamlaka. Labda kazi nyingi zimewekwa ambazo haziwezi kushughulikiwa na mfanyakazi mmoja. Hali hii inafaa kufafanuliwa kwa usimamizi. Ili kufanya hivyo, unahitaji kufanya orodha ya kufanya na vitu vidogo - unachohitajika kufanya ili kumaliza kazi hiyo. Bora zaidi, panga wakati uliotumiwa. Hii itaonyesha wazi bosi kwamba sio kweli kukabiliana na kiwango chote cha kazi kwa mtu mmoja. Katika kesi hii, sehemu ya majukumu inaweza kuondolewa kutoka kwa meneja na kuhamishiwa kwa mfanyakazi mwingine.
