Hati zinazoingia kwenye shirika zinastahili uhasibu. Kawaida kusajili barua zinazoingia ni jukumu la ofisi, lakini katika timu ndogo jukumu hili mara nyingi hupewa katibu. Njia ya usindikaji mawasiliano, kama sheria, inaelezewa kwa kina katika maagizo ya ndani ya kazi ya ofisi. Ikiwa haipo, wakati wa kusindika nyaraka mpya, unahitaji kuzingatia agizo fulani la vitendo.
Muhimu
- - jarida la usajili wa barua zinazoingia;
- - stempu "Barua inayoingia".
Maagizo
Hatua ya 1
Kubali na upange barua zinazoingia. Barua zote zinahitaji kufunguliwa, isipokuwa wale walio na alama maalum, kwa mfano, "Binafsi kwa meneja" au "Siri", n.k. Usikimbilie kutupa bahasha, angalia kwanza ikiwa anwani ya kurudi imeonyeshwa kwenye maandishi. Usajili hauhitaji hati za uhasibu (ankara, ankara), pongezi, vifaa vya matangazo.
Hatua ya 2
Ingiza habari juu ya barua zilizopokelewa kwenye logi ya mawasiliano inayoingia. Inaweza kuwa ya elektroniki au ya jadi (karatasi). Wakati wa kujaza fomu za elektroniki, fuata mapendekezo ya watengenezaji wa programu. Mifumo ya kompyuta hurahisisha kazi ya ukarani, inasaidia kupata haraka habari unayohitaji. Walakini, umoja ni muhimu ndani yao, uzingatiaji mkali wa sheria za kuingiza habari, vinginevyo hati inaweza kupotea kwenye hifadhidata.
Hatua ya 3
Nunua kitabu cha kumbukumbu cha jadi kwenye nyumba ya uchapishaji au ujipange mwenyewe kwenye daftari la A4. Mahitaji makuu kwa hiyo ni urahisi wa utaftaji, uwazi na usahihi wa kujaza. Ni rahisi kuweka jarida katika mfumo wa meza na safu zifuatazo: 1. Tarehe ya usajili. Fikiria barua zinazoingia siku ya kupokea na jioni uwasilishe kwa meneja ili azingatiwe, isipokuwa shirika lilipochukua utaratibu tofauti; Nambari ya usajili. Sifa ya hati hii ina idadi ya faili ya kesi "Hati zinazoingia" (kulingana na nomenclature iliyoidhinishwa ya maswala ya shirika) na nambari ya serial (tangu mwanzo wa mwaka wa kalenda) ya barua iliyopokelewa. Kwa mfano, "Hapana. 01-12-273", ambapo 01-12 ni nambari ya majina ya kesi hiyo, 273 ndio nambari ya kipekee ya barua hiyo. Barua zote zilizopokelewa zimesajiliwa mara moja, bila kujali idadi ya nakala zilizopokelewa baadaye, pamoja na zile za elektroniki; Mwandishi wa barua (shirika, mtu binafsi), kwa mfano, "Vstrecha LLC" au "Usimamizi wa Mkoa, naibu mkuu V. S. Sidorov", n.k. 4. Mada ya waraka. Unaweza kujaza safu hii na habari kutoka kwa kichwa cha barua au kuunda kwa ufupi wazo kuu baada ya kuisoma. Andika kwa njia ambayo baadaye unaweza kukumbuka kwa urahisi ni hati gani inayozungumziwa na uwaeleze wenzako. Kwa mfano, "Kwa kumalizika kwa mkataba wa huduma za uchukuzi" au "Kwa utoaji wa habari juu ya ushuru wa mapato kabla ya tarehe 12.12.2011", nk; 5. Mtekelezaji. Jaza kisanduku baada ya kupokea visa ya meneja. Ingiza jina la mtu ambaye atatayarisha majibu. Kumbuka tarehe inayofaa hapa. Angazia au pigia mstari tarehe ya kujibu barua ya haraka. Vidokezo. Hapa unaweza kuandika juu ya utimilifu wa agizo la meneja, au onyesha uwepo wa viambatisho muhimu kwa barua hiyo, au uweke alama idadi ya nakala ambazo wafanyikazi wanazo kazini.
Hatua ya 4
Kamilisha meza kwa kadri uonavyo inafaa. Kwa mfano, kuogopa usalama wa nyaraka, chagua sanduku kwa saini ya mkandarasi wakati wa kupokea barua. Walakini, usizidishe jarida na wewe mwenyewe na viingilizi vyenye maneno mengi. Hati hiyo ina habari zote muhimu, fomu za usajili husaidia tu kufuatilia hatua ya kazi juu yake.
Hatua ya 5
Weka stempu maalum kwenye barua zote, ambazo zinaonyesha aina ya mawasiliano - "Inayoingia". Uchapishaji unapaswa kuwa kwenye kona ya chini kulia ya ukurasa wa kwanza wa hati. Hakikisha kwamba kuchapisha hakuingiliani na maandishi. Ingiza nambari ya serial na tarehe ya kupokea kwenye laini ya kuchapisha kwa mikono.
