Nyaraka zote za shirika lazima zihifadhiwe vizuri. Mfumo wazi unakuwezesha kupata kipande cha karatasi mara moja. Aina zingine za hati zina sheria zao za uhifadhi, kwa mfano, kwa maagizo.
Muhimu
folda, masanduku, karatasi, kompyuta
Maagizo
Hatua ya 1
Unda kumbukumbu ya agizo ambapo maagizo yote ya shirika yatarekodiwa. Jarida lazima lifungwe na kuhesabiwa, ambalo halijumuishi maandishi au kufutwa kwa kurasa.
Hatua ya 2
Jarida lazima liwe na safu zingine. Yaliyomo ya nguzo zinaweza kuwa kama ifuatavyo: safu ambapo idadi ya kiingilio imeonyeshwa kwa mpangilio, safu na tarehe ya agizo, safu na muhtasari wa agizo, safu na nambari ya agizo, safu ambapo mfanyakazi anaacha alama juu ya ujulikanao na agizo hili. Kwa kuongezea, safu inaweza kuongezwa kuonyesha mahali pa agizo (folda au sanduku).
Hatua ya 3
Amri zote zinapaswa kupangwa kwa folda: maagizo ya uandikishaji na kufukuzwa kwa wafanyikazi (maagizo ya wafanyikazi), maagizo ambayo yanaonyesha motisha ya wafanyikazi, kuwatuma kwa safari za biashara na likizo, maagizo yanayoonyesha shughuli kuu za shirika. Ikiwa maagizo yana vipindi bora vya utunzaji, folda tofauti zinaundwa kwao.
Hatua ya 4
Mfumo wa uhifadhi wa agizo lazima uwe wazi, umewekewa utaratibu na uhakikishe mwendelezo wa nambari zilizopewa maagizo. Hii ni kweli haswa wakati agizo limeondolewa kwa kazi. Inashauriwa ufanye nakala ya agizo lililokamatwa ili kuepuka kuchanganyikiwa.
Hatua ya 5
Maagizo yote yanapaswa kuchapishwa kwenye barua ya shirika. Katika kesi hii, muhuri juu ya agizo hauhitajiki. Ikiwa agizo limechapishwa kwenye karatasi wazi, basi muhuri wa shirika lazima uwe juu yake.
Hatua ya 6
Ikiwa biashara imepitisha mfumo wa elektroniki wa kuhifadhi maagizo, basi lazima iwe sare katika shirika lote. Wafanyakazi ambao wana haki ya kuweka saini zao kwenye hati hizi lazima wawe na ufikiaji wa maagizo ya elektroniki. Ni rahisi sana katika kesi hii kutumia EDS (saini ya elektroniki ya dijiti). Inashauriwa kuchapisha logi ya agizo kwa hali yoyote.
