Nakala ya kitabu cha kazi inaweza kupatikana kwa sababu ya uharibifu au upotezaji wake. Inaweza kupatikana kwa kuandika maombi mahali hapo awali pa kazi au kwa kuomba kazi na mwajiri mpya. Nakala hiyo ina habari zote zilizoonyeshwa kwa asili, isipokuwa viingilio vilivyotambuliwa kama batili.
Maagizo
Hatua ya 1
Nakala imetolewa kulingana na aya ya 31 ya sheria za kudumisha na kuhifadhi vitabu vya kazi. Nakala imejazwa kulingana na kifungu cha 32.
Hatua ya 2
Mfanyakazi analazimika kumjulisha mwajiri wa awali kwa maandishi juu ya upotezaji au uharibifu wa kitabu cha kazi na andika taarifa na ombi la kutoa na kutoa nakala ya kitabu cha kazi. Baada ya kupokea arifa na maombi, mwajiri analazimika kutoa na kutoa nakala kati ya siku 15 za kalenda.
Hatua ya 3
Nakala hutengenezwa sio tu ikiwa upotezaji au uharibifu wa kitabu cha kazi na mfanyakazi mwenyewe, lakini pia ikiwa upotezaji na uharibifu wa hati iliyozalishwa kama matokeo ya kutunza hati na mwajiri.
Hatua ya 4
Maingizo tu ambayo ni ya kweli na halali ndiyo yameingizwa kwenye nakala hiyo.
Hatua ya 5
Katika hati hii, unaweza kufanya rekodi ya uzoefu wa jumla na endelevu wa kazi wa mfanyakazi kulingana na habari inayopatikana na uendelee kuweka rekodi zifuatazo au uonyeshe kwa utaratibu maeneo yote ya kazi ya mfanyakazi kwa msingi wa nyaraka zinazounga mkono.
Hatua ya 6
Ikiwa mwajiri mpya anaanza nakala ya kitabu cha kazi kwa ombi la mfanyakazi anayeonyesha sababu halali ya kutokuwepo kwa kitabu cha asili cha kazi, basi rekodi za ukuu au kumbukumbu za kumbukumbu za kazi za awali hufanywa tu kwa msingi wa habari ya waraka kuhusu wao. Mwajiri mpya anapaswa kwa kila njia kumsaidia mfanyakazi kupata habari hii. Habari ambayo haijathibitishwa na nyaraka haijarekodiwa katika nakala ya kitabu cha kazi.
Hatua ya 7
Ikiwa uzoefu wa hapo awali umeonyeshwa kama idadi kamili, imeingizwa kwa njia ya miaka kamili, miezi na siku bila kutaja maeneo yote ambayo mfanyakazi alifanya kazi.
Hatua ya 8
Ikiwa habari juu ya urefu uliopita wa huduma na mahali pa kazi haziwezi kuthibitishwa, basi tume maalum imeundwa na msingi wa ushahidi hukusanywa juu ya uthibitisho wa urefu wa huduma au mahali pa kazi sawa. Msingi wa ushahidi unaweza kujumuisha vyeti, kadi, vitabu vya ukaguzi, mashahidi, n.k.
Hatua ya 9
Tume huandaa kitendo juu ya ukongwe au vipindi vya kazi katika biashara moja au nyingine.
Hatua ya 10
Pia, mfanyakazi anaweza kupokea rudufu ikiwa asili katika rekodi ya kufukuzwa ina nakala ambayo hakubaliani nayo na inatambuliwa na miili iliyoidhinishwa kama batili. Baada ya kurejeshwa kazini na kufungua ombi la nakala, mfanyakazi hutolewa hati hii.
