Katika shirika lolote, hata ndogo, maagizo na maagizo anuwai hutolewa na kuhifadhiwa. Ikiwa zote zimesajiliwa na kuwekwa kwenye kitu kimoja, basi mapema au baadaye itasababisha kuchanganyikiwa. Na wawakilishi wa miili ya ukaguzi hawana uwezekano wa kuidhinisha utunzaji huo wa kumbukumbu.
Maagizo
Hatua ya 1
Ili kugawanya kwa usahihi maagizo yaliyotolewa kwenye biashara, unahitaji kuongozwa na hati zifuatazo:
- iliyoidhinishwa na Rosarkhiv "Orodha ya hati za kawaida za usimamizi zinazozalishwa katika shughuli za shirika, zinaonyesha wakati wa kuhifadhi";
- maagizo ya kazi ya ofisi (iliyoundwa na baraza linaloongoza).
Kulingana na nyaraka hizi, nomenclature ya kesi inapaswa kutengenezwa katika kila biashara. Kulingana na hilo, maagizo, maagizo na hati zingine zimegawanywa.
Kulingana na saizi ya biashara na muundo wake, majina ya majina yaliyotengenezwa yanaweza kugawanywa katika idara na dalili ya nambari ya barua, au inaweza kuwa ya jumla.
Kwa hali yoyote, maagizo yote katika biashara yamegawanywa kwa masharti kwa maagizo ya shughuli kuu na za kiuchumi na maagizo ya wafanyikazi.
Hatua ya 2
Amri za shughuli kuu na za kiuchumi, kama sheria, huhifadhiwa na katibu (isipokuwa kama ilivyoonyeshwa kwa utaratibu tofauti). Anawajibika pia kusajili, kuhifadhi na kuhifadhi maagizo haya.
Nyaraka zinatofautiana kulingana na wakati wa kuhifadhi. Amri za shughuli kuu ya biashara (kwa muundo wa shirika, kwa idhini ya meza ya wafanyikazi, kwa kuibadilisha, n.k.) zina laini za kuhifadhi - kila wakati. Mwisho wa mwaka wa kalenda, hukabidhiwa kwa jalada la biashara.
Amri juu ya maswala ya kiuchumi na kiutendaji huhifadhiwa kwa miaka 5. Zimehesabiwa mfululizo bila barua. Ikiwa ujazo wa maagizo yaliyotolewa kwenye biashara ni kubwa, wakati wa mwaka wamegawanywa kwa idadi. Baada ya kumalizika kwa kipindi cha kuhifadhi, zinaharibiwa na usajili wa kitendo kinachofanana.
Hatua ya 3
Amri kwa wafanyikazi hutengenezwa na kuhifadhiwa katika idara ya usimamizi wa wafanyikazi wa biashara. Wanatofautiana pia katika maisha ya rafu.
Kesi tofauti ni maagizo ya kuingia, kufukuzwa na kuhamishwa na kipindi cha kuhifadhi cha miaka 75. Amri za kubadilisha jina la jina, safari ya biashara ya muda mrefu, uhamishaji wa muda mrefu wa wafanyikazi, n.k. pia zinawekwa hapa. Hati hizi zimesajiliwa kwenye jarida, zina nambari za kuendelea na uandishi wa barua (mara nyingi "ls", "k"). Mwisho wa mwaka, maagizo kama hayo yameshonwa kwenye folda moja pamoja na logi ya usajili na kukabidhiwa kwa kumbukumbu.
Hatua ya 4
Amri za likizo (kawaida, bila malipo, n.k.), safari za biashara za muda mfupi na uhamishaji hutengenezwa kwa faili tofauti, zinahifadhiwa kwa miaka 5. Barua imeongezwa kwa nambari ya agizo (kwa mfano, "o" au nambari ya idara).
Amri za ukusanyaji zina kipindi sawa cha uhifadhi. Walakini, inashauriwa kuzihifadhi kando, kama zinaambatana na vifaa vya uchambuzi (maelezo ya kuelezea, dakika, arifa na maamuzi ya kamati ya chama cha wafanyikazi, n.k.).
Baada ya kumalizika kwa kipindi cha kuhifadhi, maagizo haya yanaharibiwa.
Hatua ya 5
Inashauriwa pia kuweka maagizo ya kukuza kando (kipindi cha kuhifadhi - miaka 75). Katika kesi tofauti, maagizo ya kukuza biashara yao wenyewe na mkuu wao huwasilishwa. Kesi hiyo imewasilishwa kwenye kumbukumbu kama inavyoundwa.
