Makaratasi sahihi ni sehemu muhimu ya makaratasi sahihi. Hali ya sasa ya kazi ya ofisini ni kwamba ili kushughulikia kabisa ujanja wote wa nyaraka za utunzaji, inahitajika kumaliza kozi maalum, wakati wa kuzingatia kuwa nyaraka zimegawanywa katika aina anuwai.
Maagizo
Hatua ya 1
Kazi ya ofisi, kwa mfano, idara ya wafanyikazi wa biashara, inaweza kutofautiana sana kutoka kwa uhasibu na usimamizi.
Kwa hivyo, kila idara ya biashara ina mauzo yake ya nyaraka, na, ipasavyo, usajili wa nyaraka hizo umewasilishwa na sheria maalum za usajili na uhasibu.
Hatua ya 2
Mfumo wa uhasibu umeundwa kwa njia ambayo sehemu ya hati ya kampuni lazima ichukuliwe kulingana na GOST zilizoidhinishwa, na sehemu ambayo iko katika mzunguko wa bure imeundwa kwa hiari ya usimamizi wa kampuni.
Hatua ya 3
Nyaraka zote zilizopokelewa na biashara zimesajiliwa katika jarida maalum la barua zinazoingia, nambari fulani (nambari ya serial) imepewa hati, kisha inapewa usimamizi wa biashara, ambayo huamua hatima yake zaidi. Ikiwa hati hiyo ina mahitaji maalum, ni ya aina yoyote ya habari, basi inatumwa na visa ya kichwa kwa mtu maalum, iwe kwa utekelezaji au kwa habari. Ikiwa utekelezaji ni muhimu, kichwa, kwa kuidhinisha hati hiyo, ina haki ya kuweka tarehe ya mwisho ya utekelezaji wake, lakini sio chini ya ilivyoagizwa na hati yenyewe. Mkandarasi anapokea hati na ishara kwenye jarida la mawasiliano inayoingia kwa upokeaji wake.
Hatua ya 4
Nyaraka zinazoondoka pia zinarekodiwa katika jarida maalum la nyaraka zinazotoka na kupeana nambari ya serial.
Hatua ya 5
Kama sheria, nyaraka zote zimegawanywa katika hati za mzunguko wa ndani na nyaraka za mzunguko wa nje, kwa hivyo, katika uzalishaji, majarida mawili ya usajili yameingizwa kwa hati zinazoingia na mbili kwa hati zinazoondoka.
Hatua ya 6
Mfumo kama huo wa uhasibu hukuruhusu kudhibiti kupitisha nyaraka, nje ya biashara na ndani yake, na pia kuangalia utekelezaji.
Hatua ya 7
Nyaraka zinazohusiana na shughuli za biashara, kwa mfano, maagizo ya wafanyikazi, maagizo ya jumla yamesajiliwa na kurekodiwa kando. Kwa ujumla, biashara nyingi kubwa hufanya mfumo wa uhasibu tofauti wa nyaraka zinazohusiana na idara na huduma maalum, haswa wakati kila idara ina mtu anayehusika anayehusika na kazi ya ofisi.
