Usajili wa nyaraka ni mchakato ulioonyeshwa katika kurekebisha hati kuhusu hati maalum wakati inatumwa, inapokelewa, iliyoundwa. Hivi sasa, jarida, kadi na aina za kiotomatiki za usajili wa hati hutumiwa.
Usajili wa ndani wa nyaraka ni sehemu muhimu ya shughuli za mwili wowote wa serikali au manispaa, taasisi, shirika la kibiashara au mjasiriamali binafsi. Katika mazoezi, mchakato huu unachemsha kurekebisha habari za kimsingi juu ya hati hiyo katika muundo maalum ambao hutumiwa kwa usajili wa ndani.
Katika kesi hii, sio tu nyaraka zinazoingia na zinazotoka kawaida huwa chini ya usajili wa ndani, lakini pia karatasi zilizoundwa katika shirika lenyewe (kwa mfano, mikataba na wenzao). Wajibu wa kusajili nyaraka mara nyingi hupewa katibu au karani; katika mashirika makubwa, idara nzima zinaundwa ili kuboresha mchakato huu.
Je! Ni aina gani za usajili wa ndani wa nyaraka?
Njia ya kawaida ya usajili wa ndani wa nyaraka bado ni usajili wa jarida. Katika kesi hii, habari juu ya nyaraka imeingia kwenye jarida maalum, imegawanywa katika safu kadhaa. Hakikisha kuingiza data kwenye tarehe ya kupokea, kutuma au kuunda hati, nambari yake ya usajili, jina, na maelezo yake mafupi yamerekodiwa.
Njia mbadala ni usajili wa nyaraka za kadi, ambayo habari juu ya kila hati imeingia kwenye kadi tofauti, sheria za kujaza ambazo zinaidhinishwa mapema. Mwishowe, fomu inayoendelea zaidi inachukuliwa kuwa usajili wa hati kiotomatiki, ambayo hupunguza makaratasi.
Je! Ni aina gani inayofaa zaidi kwa shirika?
Fomu ya jarida la usajili wa ndani wa nyaraka inaweza kutumika kwa ufanisi katika mashirika madogo, ambapo mtaalam mmoja anahusika na utekelezaji wa taratibu husika. Ubaya wa fomu hii ni kwamba haiwezekani kwa wafanyikazi kadhaa kufanya kazi wakati huo huo kwenye usajili wa nyaraka, kwa hivyo haifai kwa kampuni kubwa. Kwa kuongezea, mbele ya majarida kadhaa ya usajili wa nyaraka (kwa mfano, katika idara tofauti), machafuko mara nyingi huibuka na data yao ya usajili.
Hasara hizi zinashindwa kwa kutumia fomu ya kadi ya usajili wa ndani, ambayo hukuruhusu kurekodi haraka na kwa ufanisi habari juu ya idadi yoyote ya hati. Ikiwa lengo la kampuni ni kupunguza makaratasi, basi inashauriwa kutumia fomu ya usajili wa ndani, ambayo itahitaji programu maalum.
