Wakati kuna hati nyingi sana zilizokusanywa, na ziko kwenye rundo moja, inaweza kuwa ngumu kugundua ambayo inahusu nini. Kupata hati sahihi ni ngumu zaidi. Ili kutatua shida hii, unahitaji kuandaa hati zako. Njia iliyoelezewa haifai tu kwa kuandaa hati kwenye karatasi, inatumika kabisa kwa hati zilizo katika mfumo wa elektroniki, kwa kweli, na mawazo madogo.
Maagizo
Hatua ya 1
Kuandaa hati zako ni rahisi, hata ikiwa kuna nyingi mno. Pitia hati zote zinazopatikana na uandike orodha ya kategoria ambazo utazipanga. Tambua ikiwa kutakuwa na vijamii katika orodha hii. Kwa mfano, katika jamii ya jumla ya mikataba, mtu anaweza kutofautisha mikataba ya usambazaji, kwa utoaji wa huduma. Kati ya maagizo, onyesha maagizo ya jumla yanayohusiana na shughuli za kampuni, na maagizo ya wafanyikazi.
Hatua ya 2
Mara orodha ya kategoria imekamilika, amua jinsi na mahali utakapoweka nyaraka. Kukubaliana na usimamizi gharama za ununuzi wa vifaa vya ofisi (folda, faili, stika za rangi), kwa sababu kuchambua na kusambaza nyaraka ni jambo la kupendeza zaidi ikiwa sio lazima ugombane na folda za zamani zinazoanguka.
Hatua ya 3
Panga hati zilizopo kulingana na orodha uliyoandika Uziweke kwa mafungu tofauti. Ikiwa ni lazima, andika juu yao na penseli au ubandike stika (ili usichanganyike wakati wa mchakato wa kuchagua).
Hatua ya 4
Tathmini ikiwa hati za kitengo kimoja (kategoria) zitatoshea kwenye folda na uziweke. Ni bora kupanga hati kulingana na tarehe ya maandalizi yao. Kama sheria, katika kazi ya kila siku, nyaraka zinawekwa kama zinavyoundwa, na nyaraka za hivi karibuni ziko juu. Wakati wa kuhamisha kesi kwenye jalada, agizo hubadilika (juu ni hati ya mwanzo kabisa, chini - ya hivi karibuni na tarehe ya uumbaji).
Hatua ya 5
Ikiwa unaweka hati kutoka miaka tofauti kwenye folda moja, onekana kwa mwaka mmoja kutoka kwa nyingine na stika ya rangi au karatasi kubwa. Alamisho kama hizo hufanya iwe rahisi kupata hati unayotaka baadaye.
Hatua ya 6
Fanya kiambatisho cha hati inayofuata.
Hatua ya 7
Ikiwa ni lazima, andika rejista ya folda zote zilizo na nyaraka, zinazoonyesha yaliyomo kwenye kila folda, tarehe ya uundaji wake na mwisho wa matengenezo, mahali pa kuhifadhi, na kadhalika. Panga folda ili iwe rahisi kuzitumia na sio lazima "uvuke" kwao kupitia tani ya taka.
