Nyaraka ni sehemu muhimu ya makaratasi yoyote katika biashara au shirika, bila kujali ni ya kibinafsi au ya umma. Nyaraka zimejazwa, kupangwa, kutumwa, kukubalika, n.k. Ikiwa kuna nyaraka kadhaa, inahitajika kuandaa daftari - hii sio tu itarahisisha kazi ya makarani na vikundi vingine vya wafanyikazi (wachumi, wahasibu, n.k.), lakini pia wafanyikazi wa mashirika mengine, ikiwa wanakubali nyaraka unazotuma.
Maagizo
Hatua ya 1
Kukusanya nyaraka zinazohitajika za jamii moja, ambayo ni hati zinazohusiana na aina moja (kuthibitisha gharama za uzalishaji, hati za kukubalika / mauzo, n.k.). Kukusanya nyaraka za kiutawala kando: maagizo, amri, maagizo. Aina yao kulingana na uandishi (maagizo ya mkuu wa shirika, maagizo ya wakuu wa idara, n.k.).
Hatua ya 2
Unda folda za kuhifadhi nyaraka ambazo tayari zimepangwa na kuweka kila kitu kwa mpangilio. Fanya hesabu ya kila folda. Wape nambari ya hesabu.
Hatua ya 3
Unda meza kulingana na nyaraka na uwanja unaofaa, ukigawanya karatasi hiyo kuwa nguzo na safu. Saini nguzo kulingana na kusudi la hati na utendaji wake. Wakati huo huo, kumbuka kuwa rejista lazima iwe na habari kamili juu ya nyaraka, ili kwa sababu moja au nyingine sio lazima kufungua hati yenyewe tena na tena na kuisoma kwa sababu moja au nyingine. Kwa hivyo, kwa mfano, rejista ya nyaraka zinazothibitisha gharama zilizopatikana lazima ziwe na safu zifuatazo: nambari ya hati, jina, yaliyomo kwenye hati, kiasi na alama kwenye kurudi kwa waraka.
Hatua ya 4
Kwa upande mwingine, rejista ya nyaraka za wanahisa wa JSC, JSC, n.k. lazima ijumuishe data muhimu ya utambulisho wa watu wote waliosajiliwa kwenye daftari, kurekebisha haki zao za hisa, kwa kupokea mapato kutoka kwa hisa za watu waliosajiliwa kwenye daftari, ukusanyaji wa data kwa wamiliki wote wa hisa, na pia habari juu ya kupokea kwao kila aina ya arifa juu ya mikutano na hafla zingine.
Hatua ya 5
Unapaswa kujua kwamba wakati wa kuandaa daftari la nyaraka kwa urahisi na kasi ya utaftaji katika siku zijazo, ni muhimu kuweka rekodi zote kwa mpangilio.
Hatua ya 6
Ikiwa tu rejista ya nyaraka imekusanywa kwa usahihi, hautahitaji kutumia muda wa ziada kutafuta, unaweza kupata haraka na kwa urahisi karatasi unayohitaji, tuma ombi au arifa inayotakiwa na fanya tu kazi yako kwa hali ya juu.
