Nyaraka zinazotoka ni barua rasmi ambazo shirika linatuma kwa waongezezaji wa mtu wa tatu (wauzaji, watumiaji, mamlaka ya udhibiti, nk) au wenzako kutoka miji mingine. Kama sheria, wafanyikazi wawili hushiriki jukumu la kushughulikia barua hii: mkusanyaji na karani. Wa kwanza ni jukumu la kuandaa na kukubaliana juu ya maandishi. Ya pili husajili barua, hutuma asili kwa marudio yake na huhifadhi nakala ya huduma.
Muhimu
- Fomu ya kampuni;
- - kompyuta ambayo kihariri cha maandishi imewekwa;
- - kitabu cha kumbukumbu cha usajili wa nyaraka zinazoondoka.
Maagizo
Hatua ya 1
Ikiwa wewe ni mkusanyaji
Andaa rasimu ya waraka. Barua zinazotoka zinaweza kufanya kazi kwa bidii na msikivu. Katika kesi ya kwanza, unaanza (kuanzisha) mawasiliano na shirika lingine au mtu maalum juu ya suala lolote rasmi. Barua ya majibu lazima iwe na habari inayolingana na ombi lililopokelewa.
Hatua ya 2
Chapisha barua hiyo kwa nakala kwenye kichwa cha barua cha shirika lako. Hakikisha kwamba sehemu ya juu ya hati, inayoitwa "kichwa", imeundwa vizuri. Mbali na maelezo ya kampuni hiyo, iliyo kwenye fomu upande wa kulia, ni pamoja na data ya mwandikiwaji na kichwa cha barua hiyo.
Hatua ya 3
Kona ya juu kushoto, andika kichwa, herufi za kwanza na jina la mtu ambaye hati imekusudiwa, anwani ya shirika au mtu binafsi. Utaratibu wa kubainisha habari unapaswa kuwa sawa, kwa mfano:
"Kwa Mkurugenzi Mkuu wa LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, ofisi kumi na nne, Saratov, 109235.
Hatua ya 4
Kulia, chini ya maelezo ya shirika lako, weka kichwa cha barua. Inapaswa kuwa fupi, ikionyesha wazi yaliyomo kwenye maandishi. Kwa mfano: "Kwa kufanya ukaguzi uliopangwa wa hali ya usafi wa jengo" au "Kwa kutoa habari juu ya nyumba zinazohitaji matengenezo makubwa."
Hatua ya 5
Anza maandishi kuu kwa kushughulikia mtazamaji na kubainisha sababu ambayo barua hii imetumwa kwake. Kwa mfano: Mpendwa Ivan Ivanovich! Tunakujulisha juu ya ukaguzi uliopangwa wa hali ya usafi wa jengo lililokodishwa mnamo Januari 14, 2011”.
Hatua ya 6
Ikiwa kuna viambatisho kwenye hati inayotoka, ziorodheshe baada ya maandishi kuu, kwa mfano: "Kiambatisho kwenye kurasa 3. katika nakala 1. " Chini kabisa ya ukurasa wa mwisho wa maandishi, mwanzilishi wa waraka anapaswa kuonyeshwa. Kama sheria, mwandishi wa barua hiyo huandika jina lake la mwisho, herufi za kwanza na simu ya kazi ndogo kuliko font kuu.
Hatua ya 7
Angalia barua na watoa maamuzi katika shirika lako kwa mwelekeo wowote. Kwa mfano, nyaraka zinazohusu matumizi ya fedha zinaidhinishwa na mhasibu, na majibu ya ombi kutoka kwa ofisi ya ushuru yasainiwa na wakili. Wafanyikazi wa shirika ambao wanakubali barua hiyo huweka saini zao za kibinafsi na nakala kwenye nakala ya pili mwisho wa maandishi, chini ya mahali pa visa ya kichwa. Baada ya kupokea idhini muhimu, hati inayotoka inasainiwa na mkuu wa shirika.
Hatua ya 8
Tuma waraka uliokubaliwa na uliosainiwa kwa karani. Ikiwa unataka kuweka nakala, chapisha nakala ya ziada. Muulize karani aweke nambari inayotoka.
Hatua ya 9
Ikiwa wewe ni karani
Kubali barua inayotoka kutoka kwa mwanzilishi. Angalia upatikanaji na usahihi wa maelezo kuu, visa za idhini, habari juu ya muundaji na saini ya meneja. Jihadharini na uwepo wa viambatisho kwenye barua hiyo.
Hatua ya 10
Rekodi habari juu ya hati hiyo kwenye kumbukumbu ya barua inayotoka. Ikiwa shirika lako limebadilisha usimamizi wa hati za elektroniki, endelea kulingana na maagizo ya kutunza hifadhidata. Hakuna sheria kali za usajili wa kitabu cha kumbukumbu cha jadi. Walakini, katika mazoezi, meza iliyo na nguzo zifuatazo hutumiwa mara nyingi:
- tarehe;
- idadi ya hati inayotoka;
- mwandikishaji;
- muhtasari (kichwa);
- mwanzilishi wa waraka;
- Kumbuka.
Hatua ya 11
Nambari inayotoka inaundwa kama ifuatavyo. Kwanza, taja idadi ya orodha ya hisa ya folda ambapo nakala za ujumbe unaotoka zinahifadhiwa. Andika nambari ya serial ya barua fulani kupitia dashi au ukata Utapata: "01-14-256" au "01-14 / 256", ambapo 01-14 ni nambari ya kesi, 256 ni nambari ya hati.
Hatua ya 12
Ingiza nambari inayotoka kwenye laini maalum ya fomu. Kwa barua ya kujibu, hakikisha pia kuonyesha idadi ya hati inayoingia ambayo inahusishwa. Funga nakala ya kwanza ya barua (bila visa vya idhini) kwenye bahasha na upeleke kwa mwandikiwa. Weka nakala ya hati hiyo kwenye folda inayofaa ya faili.
