Mikutano ni jambo muhimu katika maisha ya biashara. Ni zana ya ufuatiliaji, kuweka malengo ya usimamizi na kutekeleza maoni. Kwenye mkutano huo, ripoti zinatolewa na habari hutolewa juu ya hali ya sasa ya mambo. Washiriki wake wana nafasi ya kushauriana na mwishowe hufanya maamuzi muhimu kwa kufanikisha kazi zilizopewa.
Maagizo
Hatua ya 1
Fafanua kusudi la mkutano. Washiriki wake wanaweza kukusanyika, kwa mfano, kufanya kubadilishana kwa maoni ya awali, kusikiliza ripoti juu ya hali ya mambo, kuandaa mapendekezo ya kutatua maswala yoyote au kukubali maswala haya. Mada ya mkutano inapaswa kuwa ya kuvutia kwa kila mshiriki katika mkutano.
Hatua ya 2
Fanya ajenda ya mkutano. Ndani yake, onyesha orodha ya maswali ambayo yanahitaji kusikilizwa na kujadiliwa wakati wake. Masuala hayo tu ambayo hayawezi kutatuliwa kwa utaratibu wa kufanya kazi ndiyo yanapaswa kujadiliwa. Tuma ajenda ya mwanzo ya mkutano kwa washiriki wote na usikilize matakwa na maoni yao juu ya mada na ajenda ya mkutano. Rekebisha ajenda kwa kuzingatia matakwa yaliyoonyeshwa.
Hatua ya 3
Amua mahali, wakati na njia ya mkutano. Chagua spika na sehemu za kuzingatia kwa kila kitu kwenye ajenda. Waulize wawasilishaji wawasilishe vifupisho vyao mapema. Tambua ratiba ya mkutano, onyesha wakati uliotengwa kwa majadiliano ya kila toleo. Tuma ajenda ya mwisho ya mkutano na ajenda kwa kila mshiriki.
Hatua ya 4
Ikiwa ni lazima, tuma washiriki muhtasari wa ripoti ambazo zitawasilishwa kwenye mkutano, rasimu ya maamuzi yatakayochukuliwa, maelezo ya habari na vifaa vya uchambuzi.
Hatua ya 5
Fikiria swali la jinsi bora kukaa washiriki katika mkutano ili kupunguza uwezekano wa hali ya migogoro kwa kiwango cha chini. Wanasaikolojia wamegundua kuwa mara nyingi watu wanaokaa wakikabiliana wanaingia kwenye mizozo na mizozo, mara chache wale wanaokaa karibu na kila mmoja. Fikiria jambo hili.
Hatua ya 6
Tambua mwenyekiti atakayeweza kuendesha mkutano ili masuala yote yatatuliwe kwa njia bora na kwa wakati mfupi zaidi. Ili kufanya hivyo, lazima atoe maamuzi ya kujenga kutoka kwa kila mshiriki katika mkutano na kufanya majadiliano kama biashara.
Hatua ya 7
Hakikisha utaratibu mkali wa utekelezaji wa mpango wa mkutano na utafanikiwa kabisa na maamuzi yatakayochukuliwa yatakuwa na ufanisi.
